为了项目有序的顺利开展，大家对于任务需求制定、规划、实时跟踪、成本控制等知识掌握的越来越纯熟。但对于大型项目而言，在实施过程中若没有适配的项目管理软件辅助使用，靠员工线下处理只会愈加繁琐、让项目进度受阻。因此，随着职场需求增大、科技进步发展，项目管理软件大量涌入市场。
1、需求规划 职能划分
项目参与人员在明确需求后，运用项目管理软件制定项目计划，将任务依据轻重缓急，制定完成的时间顺序;软件会根据使用者习惯可选择各种图表展现任务时间轴，管理者也可将任务分派给相应负责人员。同时，根据直观的时间线展示，大家可以随时看到任务完成度，根据实际情况调整项目进度安排。
2、分类细致 快速查找
现在行业越来越多，很多企业客户的分类也越来越广泛，为了方便项目管理软件使用者随时找到需要的客户信息，软件在分类、筛选等功能上也格外便捷化;使用者可以通过选择或搜索各类关键字找到相关客户，看到关联的所有信息。
3、实时跟踪 进度把控
实时跟进了解项目进度是每款项目管理软件必不可少的功能。一个项目在进行过程中可能会遇到各种各样的状况，及时知晓，分析原因，才能对错误原因采取正确措施避免产生损失或对项目完成度产生影响。如：工厂企业在生产过程中因设备老化让生产速度变慢，及时发现后，更换设备，虽有一定成本投入，但会令整个工时加快，另以后的项目同时受益。
4、资料归档 图表换算
以前传统的办公模式项目需求文档等信息的交流，通过聊天软件等，长时间文档易忘记缺失，分散杂乱。项目管理软件内，大家需将每个进度的文档等实时上传，软件自会归档保存，员工随时都可查看;同时一些资料数据，还可生成需要的表格、甘特图等展现形式，信息一目了然。
5、项目拆分 团队协作
一些大型项目有着较复杂的工序与较长的时间周期，不能仅仅依靠一个单项目单一时间线去完成它，因此就需要项目管理软件能具有分配子项目与团队人员的功能。根据项目进程分为不同时间段设里程碑，建立一个个子任务，子任务也可建立成为单项目，配备专门的项目团队去完成。
6、数据分析 科学管理
项目管理软件实时掌握了所有相关信息后，其数据功能是很强大的，可以根据各种行为进行数据分析，让企业管理者清晰了解公司发展状况;在管理者做项目调整决策时，这些数据就可做为科学的论据支撑。