在使用软件辅助数据化办公前，企业的办公模式基本处于，手动编辑统计表格，形成相关报表发送。因此总会衍生出许多问题，如信息传递或分享不及时;数据更新不是最新的，甚至出现误差;人员较多，相关线下管理跟不上等。有需要就会有诞生，项目管理系统渐渐应运而生，经过不断进步，成为现今企业普遍的使用工具;而项目软件也确实为企业带来了超出预期的便利。
1.企业管理者可以通过项目管理软件快速了解旗下有多少正在进行的业务，分别进展到了哪一步，完成质量是否合格;员工是否遇到困难，是否需要公司调配资源帮助等。
2.通过软件可以对每个项目的成本预算，进出帐等财务状况一目了然;对于对外合作的资金到账进度也完全了解，完全掌握公司的财政信息，方便合理调用。
3.及时没有随时参与也能实时了解项目各个子任务的负责人、时间节点等，能清晰掌握各个负责人工作完成进度、能力问题，加强对人才的把控。
4.实时监控项目成本预算于收益的走向，随时进行数据对比，能对自己及时形成预警，让企业规避风险。
5.知晓自己公司所有资源的调配使用情况，宏观把控资金、人力等，对公司的大方向发展有着有力支持。
6.及时了解公司所有需要审批的项目流程动态，观察有无环节影响项目进度，实时督促调整。
项目管理系统所具备的实际使用功能自然是更全面的，它相当于为企业建立了一个庞大的数据信息库，便于企业随时调用，顺利让项目成功完成。