我们知道办公软件的创新是为了办公更加便捷，项目管理软件亦是如此。但要将软件功能发挥最大效用，还得了解项目软件在管理公司中的真正作用。所谓知己知彼百战不殆，了解作用也能更好帮助管理者，做出更有利于企业发展的决策。
一、上行下效 团结一致
一根筷子易断，一把则难度大的多，这是世人都明了的道理;项目要成功，首先，是要整个团队的团结一新，向着一个目标方向努力使劲。
工作中，大家都各有想法，有时未必存在对错之分，只是大家看待问题的观点不同，这样可能因集思广益而得到更棒的点子;也可能会让大家产生不必要的争论，影响项目工作整体进度。
因此，自上而下，建立一定的流程规范，让大家都清楚一致的任务目标，不朝令夕改，确保大家能统一的都是为同样结果做事，那么只要公司人员都在使用软件，就可以保持团结性。
二、及时沟通 积极反馈
许多问题的产生通常只是话没有说清楚，在人多的团队合作时更是如此。因次，在公司开展项目活动时，个人主观行动各有差异，与人交流沟通和反馈消息未必及时，这是项目管理软件就很有用了。
软件“强迫”似的让大家必须及时关注、知道消息，加强必要沟通;同时，任务对应的负责人需要批示和完成的事项会给与直接提示，避免个人忘记回复慢而影响他人工作，甚至项目进程。
三、领导全局 轻松管理
领导者看似手上直接操作的工作最少，但确可能时最耗脑力的，时刻需要关注全局，做关键性决策，项目管理也是如此。
而使用项目管理软件后，管领者可以借用软件自定计划，将任务量化展现，划分给成员;通过软件直接观察所有人的工作情况进度，不用耗脑力去记事情进展时间线;需要自己批示、审核的工作内容、流程，也可直接线上操作，不耽误时间。
四、线上统计 规避误差
线上工具与手动一个最明显的的区别就是数据统计上的优势。公司管理者需要做冷静分析，前提是有事实依据，如此，以前项目的行为记录，各类信息的统计分析，就是做客观的存在。
人直接的猜测会有多面性结果，但项目管理软件展现的数据就是直接事实，比任何人为分析都有说服力，因此基本不会有误差的项目软件统计在公司决策上是最有意义的参考因素之一。
软件是为人服务，掌握它，发挥优势，为企业带来利益才是我们项目管理软件最大的用处。