不论国内外，项目管理软件都是让现在企业工作效率更高的工具，它加强合作性、优化流程、简化数据工作......满足大家工作上的大量需求。当然能做到这些效果，需要的是你选择的项目管理工具确实具备合适的功能。
1、任务管理作用
项目管理工具的存在首先就是为了管理项目任务，所以一款工具必须具备将任务以独立或兼并的形式建立的功能。其次，项目工具需要能过灵活的对任务进行排期，并为其分配相应的人力物力等适配资源。
2、项目规划评估
许多项目的失败其实早在它前期做计划时就已经有端倪，毕竟计划不对，执行力再强也是在走错误的路。项目管理工具在项目规划的运用上，需要能将项目大致的预算成本、时间周期、人力资源等都有一个很好的展现，让管理者能全局了解，可根据实际需求调整;执行成员本也能知道自己需在怎样的条件下完成事情。
3、时间周期监控
所有项目的执行过程中都需要实时监控，最直接就是时间的监管，因为整个项目就是将一个大的时间周期划分为各个小的周期去完成。所以对于时间的监控管理，了解每个小时间段任务的完成情况，才能保障整个项目整体顺利度。
4、风险问题观察
做任何事情都有出现错误的可能，在项目管理过程中其实就包含了发现这些风险问题并规避的需求。项目管理工具在记录企业整个的项目活动的实现过程中，通过跟踪如果发现用户出现完成内容与计划目标内容不符，完成时间与规划周期有误差，需要实时提醒项目管理者，判断这些因素是否会产生风险，影响项目进度，并及时进行调增。
5、资料文档管理
一个项目中所包含的文档资料不只是订单、合同，还有大家需求的讨论、会议的内容，每个任务的提交记录等等，是一个大量的数据储备，是对以后工作得参考。所以项目管理工具，既需要能专门为大家储存资料还需要能有让大家随时快捷找到资料的功能，发挥最大使用价值。