不少项目进行到后期验收时却发现没有实现项目想要的目标,出现这种结果的原因,除了项目管理团队的执行力、客观因素等,首先还需要重新考量下项目目标本身是否正确合理有效。而需要保障项目目标的正确性,主要需要从参与方的想法统一和冲突的消除两方面来实现。
一、确认各方目标的统一
项目的各利益方都会按自己的理解和需求去执行一个任务,所以我们要消除针对目标沟通环节可能产生的岐义。项目公司讲得再多,如果没有与客户达成一致,就不会是一次有效的沟通,所以要就目标与各方共同进行确认。
而大家关于目标的确认主要关于以下方面。首先是任务范围,简单的讲一个目标,而没有这个目标对应的范围描述,就是要做哪些事,或者不做哪些事,必须要讲清楚;其次是任务标准,完成一项工作的质量标准一定要讲清楚,这是一个广义的质量概念,不仅仅指实体质量合格,还包括安全、资料等方面要达到要求;最后是任务工期,如果没有工期为约束,任务的概念本身就不完整、不具备被执行的前提,所以,任何一项工作必须设置起止时间。
二、消除目标的矛盾冲突
并非清晰的目标就一定能被执行。我们经常看到,甲方领导为了层层传递压力、层层分解任务,有时候也为了彰显自己领导权力,三言两语讲完目标就直接离开,还表明只管结果。对于执行的管理者来讲,如果只确定目标,不去分解目标并发现其中的冲突,就难以确保工作的顺利推进。而有哪些冲突需要消除呢?
首先是利益冲突,执行任务的不同人员、不同部门或者不同单位,会根据所代表的不同利益形成不同的节奏和方向,冲突随即发生。这种冲突最终需要管理者去协调,要么某个利益相关方妥协,要么目标妥协。
其次是流程冲突,有些任务在执行中存在流程上的冲突。某一方的滞后往往带来其他参与方的滞后,所以对进行计划的优化,和对关键工序上的参与方的控制极其重要,最重要的是预见、预演这种冲突并提前准备协调方案。
最后是资源冲突,资源上的冲突最常见也最多。任何一个参与方都不会把所有资源投入到一个项目上,如何在企业内部各项目间调配资源?如何平衡项目利润与资源投入?结果导致投入的资源并不会完全按照甲方的要求配置,往往是根据自身的利益出发,最多采取一种折衷,这需要甲方用其他利益进行交换。
总的来说,在目标制定阶段进行充分的沟通,使参与各方真正认识到任务的重要性,各自任务的明确内容是有效执行任务的前提条件;而通过目标分解、计划制定过程中发现各种冲突,提前协调或预设解决方案,是保障任务有效执行的有力措施。因此,行而有效的项目目标制定,是让项目事半功倍的关键。