想的再好,不付诸于实际也是白搭;项目计划制定的再完美,若不能将其按计划执行出来,项目管理过程也会不尽人意。因此加强团队的执行力,将大家的工作落到实处,是项目管理的关键。那么,要如何让执行力完全发挥,将项目管理工作落到实处呢?
1、明确任务责任人
不止是明确项目的管理者,还要明确每个量化任务由谁负责。项目经理应该及时把任务分配给每一个人,让每个人来跟进个人的工作,而不是自己跑来跑去,什么都想管,什么都没办法及时管好。例如:一个经销商会议过两个小时就要开始了,现场的舞台灯具和话筒出现问题,这是单个小的道具问题,但却会对会议造成影响。此时,若项目经理不知道找谁来快速解决这个问题,就会自己临时没有头绪一个人忙来忙去了。
遇到任何项目,或者任何需要几个人一起共同完成的事情,应提前安排好,责任落实到人,自己主要做好监督和督导工作,做好工作的及时调度。什么事项由谁来负责,要做到何种程度才算符合标准要求,我们都要提前做好安排、说明和达成标准的确认,这样项目的进展才不会乱。
2、确定时间与要求
项目很明确,那么项目完成的时间要求也要非常明确,具体到多少天,超出一天怎么办,超出三天又怎么办,全部落在纸上,这就对时间期限做好了要求。
在一定的期限,不但要完成项目预定任务,而且还要符合项目所要的结果要求。时间要明确,结果的要求标准要清晰,可衡量,最好能数据化。如果结果不能数据化,那也要能够便于衡量。
比如说,我们去跟进一个大项目,项目工作小组要求是三个月内完成这个项目,这一点是很清晰的;另外还有一个要求,就是拿下项目的标准是什么,成交金额是多少算是优质结果、多少算是可接受结果。优质结果如何兑现奖励?这些都应该予以明确。
3、确立执行方案
如果我们要参与展会,当然就要在搭建好项目小组之后,设计展会的基本策略和参与目标,然后把责任落实到每个人身上,每个人制定好自己的实施计划,准备相应的参展物料、做好各种参展准备工作就是了。
对于复杂一些的项目,那种需要小组成员彼此间紧密配合、每个人的工作之间具有相对严格的衔接要求的项目,则需要设计准确的流程,设计项目得以完成的指导手册,并对项目达成的标准做出准确界定。有了具体的工作流程和相互配合方式的说明,有了标准化的动作规定,项目就能够得到顺利推进了。
设计策略、制定措施,就好比是我们在销售工作中在设定了目标之后,要落实目标而制定出营销策略和具体的营销方案一样。
4、落实检查与监督
工作不是安排好就行了,也不是每天都有相应的报表就行了。要想使具体的项目开展更顺利、结果更保证,就需要做好项目推进过程中的监督和检查。
通过对每个人所做的每件事,每项事务做出监督和检查,确保我们每天的工作都能落到实处,都是有效的,都是按照步骤在不断推进的。当然我们未必要每天去检查和监督,这只是表明一种原则。检查和监督的频率,因项目的不同而不同。
有了监督和检查,就堵住了个别人工作不到位而影响整个项目推进计划的漏洞,因此,我们在几乎所有组织运行中都能看到监督和检查的影子。
5、加强团队凝聚力
虽然项目团队只是一个项目上的临时组合,但是这也是一个小小的团队。作为团队,没有组织的使命是不行的,使命则来自于大家的共识。每个项目组成员在大家所凝聚起来的共识下,才能接受团队规则,接受团队内部的制度和流程,接受团队成员的身份认同。有了共识,事情便于推动,问题利于解决,矛盾利于消除。
而作为项目组的负责人,就要做好对大家的激励和肯定,对大家工作的认同和赞赏。有一个正面的、良好的态度,大家在工作的时候就会更加积极。所以我们会看到,那些重要项目的推进过程中,项目管理人请大家吃饭、唱歌等那是很常见的,对表现优秀的项目组人员做出适时的奖励,也是很正常的。当然,有奖必有罚。工作做得不好,延误了整体进度,那么这个项目组的某位成员就要接受处罚。
让项目管理工作落到实处,从来不是项目经理一个人的事,需要每个人在自己的范围内担起责任,遵守承诺,完成自己保证的工作,如此,整个项目的进度自会循序渐进,顺利完结。