工作中，文档已成为交流的主要依据，而文档管理则成为项目管理控制中的主要组成部分，其具有严肃性、灵活性，必须更好地方便使用者，以提高工作效率。因而文档的管理工作是一项非常重要的工作。为确保项目尤其是重点项目文档的完整、准确和有效利用，项目文档管理显得尤为重要，对此有以下几点看法：
1、文档是项目管理和监控的重要工具。文档的延续性、长期性与全面性特点，特别是报告与进度文档能让管理者对项目的具体情况有全面和真实的了解。
2、文档是工作成果的体现。文档管理是不同项目小组进行交流的重要依据和项目工作运行的主要凭证。项目每个阶段都需要输出成果。比如需求调研、系统设计、系统测试等阶段结束，都需要提供相应的成果文档。项目工作随着时间推移包含了多个阶段，每个阶段的输出是下一个阶段的输入，上阶段的成果输出，影响下阶段过程和产出。
3、文档是项目制度规范的承载。项目文档管理工作可为项目提供完整的文档，以确保项目开展的质量。工作规范包括各种制度、规定、要求等，这些内容都通过文档的形式表达和传递。无论人员如何变更，时间如何推移，这些文档不会消失，只会更加详尽、合理和完善。
4、文档是项目共享知识库。项目文档不断累计，形成知识库，不仅可项目内部共享，还可以在项目组之间和公司内部分享，文档的充分利用能使知识发挥更大的效益。
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