项目复盘的12条秘诀(上)

学习有三种方法:从书本中学习,向身边的人学习,向自己学习。其中向自己学习最靠谱。如何向自己学习呢?向自己学习最有效的方法,就是复盘。

1、项目复盘的结构在许多地方与事后回顾是类似的,主要是讨论下面几个问题:
• 重温项目的目标和交付成果
• 过去哪些做得比较好
• 哪些事能做得更好些
2、与事后回顾相比,复盘仍有以下特点:
• 更有深度
• 前瞻而规范
• 邀请客户参加
3、对于项目复盘,这12个项目操作注意事项被公认为是屡试不爽的“秘诀”。
01召集会议
在项目结束时,你要以最快的速度召集项目复盘会议;比较理想的情况是项目结束后两周内。如果时间过了太久才开会,人们的记忆就会衰退,会被其他事情影响或冲淡,变得模糊不清。可以考虑将项目复盘会变成一次庆祝活动。对于会议时间,至少要保证每个人发言时间不少于20分钟,如果是长期的、连续的和复杂的大项目,还应适当延长时间。
02邀请合适的人
如果可能的话,邀请一个“客户”参加研讨。如果有一个类似的项目正准备开始,或已经开始了,那么邀请这个新的项目小组成员参加复盘会,将是非常有价值的事情,因为这样可以让刚刚总结出来的经验与问题,一提出来就能立即传递给新的使用对象。
03任命联络人
要保证项目复盘的各项工作顺利推进,必须指定一名独立的联络人。这个人最好是与这个项目关系不大的第三方人员。联络人的核心职责是引导大家讨论、开好项目复盘会,他不必熟悉要讨论的内容,也不必是项目业务方面的专家。
04重温项目的目标和交付成果
项目复盘也要从明确最初的目标开始,询问“我们预期的目标是什么”以及“我们真正取得的成果是什么”。
联络人可能要问客户或参与者:“你们是否达到了预期目标”,并可以按照项目的“关键成功因素”(KSF)或“关键绩效指标”(KPI),逐个了解项目是否实现了预期目标,是否让客户满意,包括工期、成本、质量等。
05重温项目的计划或过程
对于大型或复杂的项目,应该重新审查项目计划,将它和实际进行的情况进行比较,找出其中的差距。如果可能的话,描绘出项目的“全貌”。这样会很有价值。联络人可以和小组成员一起,画出一个项目实际进度的流程图,同时确定出各个阶段的核心任务、关键步骤和决策点。用这种方法,你可以发现项目哪些部分延迟了,哪些提前了,哪些完成的效率很高,哪些拖拖拉拉,哪些部分小组成员还不大清楚做到了哪一步。
06询问“什么做得很成功”
永远从做得好的地方开始!我们应该尽可能积累好的实践方法,并尽量避免错误。联络人可以询问:“在向目标迈进的过程中,我们取得成功的有哪几步?项目中真正做得很棒的是哪些地方?”同时,必须多问几次“为什么”,它会使你很快找到问题的根源。
此外,保证每个人都参加讨论,请那些不作声的人发言。

未完待续……

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