项目管理系统由前期的调研，到选择，以及实施，再到后期维护，是一个大工程，需要有专门的人员或则小组来负责。这专项小组成员要熟悉各部门流程，同时还要善于沟通协调，如果懂得计算机技术就更好了。
1、业务流程的优化
当企业各部门的业务流程和岗位工作流程调研好之后，专项组要本着提高工作效率、权责分明的原则，结合各部门领导人和员工的建议，将企业的业务流程和岗位工作流程进行优化，由企业决策人最终确定业务流程和岗位工作流程;到了这里，项目型管理系统实施前期，企业的准备就已经很充分了。
2、员工思想会
专项组的工作推进需要全体员工的配合，必须通过会议告知各部门经理或者全体员工，来体现决策者对这件事情的重视，以便员工更好的配合。专项组成立之后，会对企业各部门的工作流程调研了，这个调研涉及到整个企业，需要众多人员配合，所以进度上可能会出现拖延，也只有通过会议明确了上层的重视度，大家才会更好的配合，确保专项组工作的推进。
员工思想会上也要明确系统上了之后对企业和员工个人的好处，以便于员工对于系统的使用在心理上的认可，为后期系统的实施起到帮助作用。
3、明确企业流程
项目管理系统是辅助工具，可以帮助企业将流程规范化，但是，不适合应用在流程不规范的项目型企业，所以专项组必须调研确定各部门业务流程;同时，还要将企业整体业务流程部图画出来，方便后期与系统功能的对比，以确保选择的系统能够尽可能的贴合企业需求。
再就是各部门员工岗位工作流程的具体化，这个调研过程涉及到具体员工的工作流程，部门经理比较熟悉，要多借鉴各部门经理的意见，以便调研更加快速推进。