不管是文本资料的准备，还是背景了解，或是中间流程衔接工作等等，都是一些非重点的不可或缺工作，虽然不会直接作为一个重要环节，却也会对项目进度产生影响，需要项目管理者注意完成。
准备工作从来不怕做多了，项目管理工作中，准备的越充分，进展就会越顺利，项目的完成质量也会的到提升。那么，管理者应怎样利用在线项目管理软件功能做好项目前期的准备事宜呢?
项目背景了解，合同文本审核
项目经理需要对项目整个执行过程负责把握项目执行的全过程，故需要熟悉项目的全部内容包括技术方案、合同范围、系统结构以及项目的背景等等细节以便能更好的处理协调好内外部的关系，带领项目组按时优质的完成项目。
项目经理首先要仔细阅读合同技术协议包括项目的评审记录以了解项目所要完成的任务并掌握项目的技术要求，查阅招投标书能使项目管理师了解前期项目的背景。
审核资料文档、制定项目计划
项目经理在项目的执行过程中对整个项目的执行负责并起到技术把关作用，根据要求项目经理要仔细审核项目工程师填写的采购单、施工图纸等。
根据项目的进度及交货时间，应当制定项目执行的工程计划，并根据计划合理安排时间协调好各个环节的工作。
项目启动会议，核对协调细节
项目拿到后，项目经理就要尽早召集相关人员召开项目启动会，会议主要是商务人员将前期的项目情况交接给项目组，以便项目组能对项目有个初步的了解，同时在会议上确认项目的技术要求及合同的供货范围、用户的技术商务联系人等等，在一些比较特殊如需要有软硬件开发的还需软硬件部门参加并安排好相应的开发计划。
如果遇到比较复杂的项目在通过这些内部的联络协调还未能对项目的执行细节明确就需要召开设计联络会，以便项目所有的执行细节能明确并达成一致。
项目管理流程步骤已经属于老生常谈，都是为保障项目进度的顺利。因此在项目正式开始前期，项目企业需要从文本、资料、计划等多方面为项目做不少准备工作。