很多人对项目管理的全流程都没有清晰的了解,甚至只知道有启动、规划、执行、监控、收尾这五大过程组。但是这五大过程组之间的关系是怎样的?项目管理的全流程又是什么样的?在每个流程中有什么核心工作是项目经理需要重点关注的?本次先重点介绍项目启动和项目计划阶段:
一、项目启动阶段
项目启动阶段只要目的是制定项目章程并确定初步范围。在启动阶段,项目团队要完成的工作有:1)明确项目需求;2)确定项目目标;3)定义项目相关方的期望值;4)描述基本的项目范围;5)选择基本的项目组成员;6)明确项目经理;7)确认要交付的文档;8)由管理层、委员会、项目经理确认。
在项目启动阶段,不同项目角色有着不同的职责。项目经理主要负责与客户沟通协商,明确项目需求和所需资源等,在项目实施过程中不断了解客户需求,保证与项目相关方的沟通并汇报项目进程,挑选项目组成员,得到项目组的支持服务,在项目计划过程中领导和指导项目组成员,监控项目进程,保证项目按时间计划执行;项目组成员的责任是参与项目计划的制定,服从项目经理的指挥,执行计划分配的任务,保持与项目经理的沟通,配合其他小组成员的工作项目等,核心成员对项目经理负责。
项目启动阶段的关键点包括:
1)与客户、高层间的沟通,明确需求并获得相关支持;
2)明确项目需求和目标;
3)开会讨论,明确团队并执行相关要求。
启动阶段需要注意的问题:
1)需求不明确及需求沟通不够;
2)项目组成员的选择;
3)为促成项目,过于乐观地分析项目可行性。
二、项目计划阶段
项目计划阶段的核心工作是制定项目管理计划,计划需包含的内容和目标大致如下:
1)在质量,时间和资源中取得平衡,从而进一步明确范围
2)具体阶段及时间进度表
3)管理计划(时间、范围、风险、沟通等);
4)具体工作任务和执行次序(优先级);
5)风险分析;
6)得到相应的项目相关方批准的项目计划;
计划阶段主要任务:
1)工作任务分解:精细化任务分解,责任到人,能够估算工期和工作量;
2)时间进度规划:根据项目任务的执行顺序、时间计划及所需资源等进行分析,制定计划;
3)风险计划:风险等级评估规则、明确风险响应计划、假设所列计划中有可能出现的风险、分析执行中哪里有可能出现的风险、回顾以往项目中曾出现的问题;
4)沟通计划:制定好项目会议制度,如利益干系人、所需信息、频率、方法、责任人等;保证计划执行所需资源,化解冲突;
计划阶段用到的文档:1)项目统计表;2)项目基本信息表;3)项目进程表。
计划阶段用到的工具:1)甘特图;2)里程碑图;3)网络图;4)思维导图。
计划阶段的三个关键点:1)明确项日范围及具体任务;2)全面的风险认识;3)各关键人员的识别与沟通计划。
计划阶段常见问题:1)对工作任务分解不充分;2)风险意识不强及没有沟通计划;3)计划常由个人指定,项目组没有达成共识。
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