我们知道，任何项目团队都不可能一开始就可以完美协作，都需要经过一段时间的磨合，甚至”冲突式“沟通才能渐渐进入工作的成熟阶段。那么究竟好用的项目管理软件系统是如何帮助团队熟悉起来的呢?
熟悉的过程
在这之前，人员一般由你来申请或者上级指派，那么你肯定已经了解了他来自于哪个部门，第一次见面的时候，需要进行熟悉，这个熟悉的过程是一个互相认识的过程，你作为项目经理要了解每个人的脾气禀性、特长和工作方式，并且还要注意大家之间有无个性冲突的问题，防患于未然。
人员确定并且熟悉之后，作为项目经理你要告诉各位从今以后都在这个项目组里工作，希望大家能够同心协力，精诚合作，大家要保持一个团结的心态，要让每一个人明白，项目成败和每一个人都有关系，责任是大家的，荣誉也是大家的，所以适当的鼓动还是需要的。
规范期
经过一定时间的磨合，团队人员之间开始真正的相互信任(从情感到技能)，团队已经知道怎样分享信息、相互协作，一起面对问题等等，团队的凝聚力逐渐形成，大家逐步在同一个目标下开展各自的工作了。
此时作为经理需要做的是：
挖掘优秀员工，并优化团队的工作流程;
完善核心管理团队的决策机制，对外核心团队必须团结一致，形成合力。对内核心团队可以根据职责范围畅所欲言，直接面对问题。
项目讨论的问题
大家互相熟悉之后，就需要把项目的内容拿出来讨论，包括项目的背景，目标，难度，目前可用的资源等等。
要求大家统统发言，根据每个人的经验和观点的不同对项目进行分析，要让每个人对这个项目有一个比较全面的了解，而不要直接到了第三步骤工作分配。一般的项目经理容易犯的错误就在这里，根据自己对项目情况的了解给项目成员安排工作，而且要求他对工作的认识和你对工作的认识是一致的，但是这是不现实的，因为项目组成员和你之间对醒目信息的了解是不对称的。
所以只有项目组成员对项目了解的越清楚，越能够全面的去看待自己的工作，看到自己的工作对于上游和下游的影响，才能更好的处理自己的工作任务。