项目经理在项目管理中主要起到“上传下达”的作用,沟通在其间贯穿全线,是项目经理的必修课。
对项目经理来说,沟通对象主要有管理层、执行层和客户,此三者对项目管理的关注点不同,因此,项目经理需要根据不同的角色特征和关注点,做好针对性的沟通,提高沟通的效率和质量。
项目沟通管理的类型和目的
第一类:管理层
管理类人员包括高层领导、PMO和部门经理或者资源经理,他们掌管项目的战略、资源和预算,一般不会深入参与到具体项目中,对项目的了解不会非常深刻。加强与管理层的沟通,可以帮助项目经理了解企业战略方向、获取项目资源与预算,也能让管理层更加了解和相信项目,从而获得更多的关注和支持,提高项目的成功率。
第二类:执行层
执行层是负责执行和落实项目具体任务的人员,来自于企业的各个部门,拥有不同的技能和性格,直接影响着项目的进度。项目经理对执行层的沟通管理要分为两个方面,一方面按照执行人员的技能、经验进行科学安排项目具体的任务,并提高执行人员的配合度;另一方面,项目经理要对执行人员的任务完成情况有所了解,及时搜集进度反馈,并解决可能出现的风险或问题。
第三类:客户
对于一些乙方IT项目来说,项目经理还要和客户打交道。客户提出项目需求,检阅项目质量,并决定项目是否可以成功验收,可以说是握住了项目的命脉,项目经理需要处理好与客户的关系,了解其真实的项目需求,分析项目变更的本质和原因,如期推进项目成功上线,从而提高客户满意度和项目成功率。
全面掌握项目状态,加强与客户的有效沟通
项目经理与客户的沟通,主要是项目需求的沟通,但客户可能存在需求传达不清晰、技术水平与管理水平局限等问题,进而导致项目发生变更,影响项目的交付。
面对需求变更的风险,项目经理不能“见招拆招”,而是要从最开始就警惕防范。在项目立项前,项目经理一定要和客户充分沟通项目需求,并以需求文档的形式进行确认,然后再基于需求文档制定相关计划、申请相应的资源。客户如果不具备相关技术背景,难免会提出一些不专业、无法实现的要求,面对这类要求,项目经理不能一味迁就,而是透过现象看本质,分析这个要求背后的真实需求是什么,然后采取相应的解决方案。
客户提出变更一般都有先兆,比如某个对接的任务一直延误、某个阶段交付物总是被客户打回返工,在排除了项目成员的原因之后,项目经理就要考虑客户将可能会提出变更的可能性。