我们知道在工作、生活中，我们使用软件、系统等，都是为了让事情变得更加简便快捷。所以一般而言系统工具的功能都是以逻辑流程等为主导。
有想法思维的从来都是人，系统工具本身就必须要有关系流程才能作为辅助存在，不然其也无法运转。当我们进行项目活动时，运用项目管理系统可以通过工具帮助让操作步骤变得简单。但是就管理而言，还有很多事宜确是需要人的“感性”思想去决策，这时那些完全让项目管理系统以“理性”掌控的项目，就会有出现不少管理上的错误。
在项目管理系统管理下，项目经理最常犯的错误是他们关注任务和事务多过关心人和人对变化的影响，而且往往意识不到这一点。
很多项目经理都是技术出身，他们的思维方式理性，逻辑性强，擅长分析。因此，项目经理善于运用项目管理系统分析事实、计算周期、协调工作，并做出合理的决策。他们关注的是任务以及如何完成任务，总认为自己的首要任务就是按照客户要求的时间、成本和质量去完成项目。项目经理不太关心为什么自己的客户需要这个产品，以及这对他们的工作、产品开发人员和使用者有什么影响。他们的强项是执行他人的愿景和标准，而非帮助制定愿景和标准。
提到管理团队和员工的问题，很多项目经理依靠的是自己的理性逻辑。他们对需要完成的工作和所需要的技能进行评估，然后运用项目管理系统相应地分配给团队成员。项目经理认为和团队的关系是基于权威的，希望团队成员做好自己的工作， 以获得相应的报酬，他们认为这是最主要的激励方式。
清醒理智、以任务为导向本身并没有什么错。但作为项目经理，需要掌握一些技能，尤其是在规划和评估一个大型项目时。但如果只用这一种方式来管理员工和客户交流的话，会出现问题。
要建立高效的团队和良好的客户关系，并且确保项目完全按客户的要求执行，仅凭理性是不够的。还需要有创造力、同理心、勇于冒险、有理想、有目标，还有最重要的一点，是与人进行面对面沟通和交流的能力。
而这显然是通过“理性”的项目管理系统难以办到的，需要人员自己活泛的根据实际情况灵活应对。所以若是过于只依靠系统，那么信息的分享以及线上渠道沟通没问题。但是这种建立了流程机制的沟通，，基本以文本为主，缺少了因而而已的人情味与同理心，是无法将沟通作用发挥最大化的。
当然任何时候遵循规则，按照流程步骤去执行任务都是必然需要的。但是同时因为项目是一项团队合作的事宜，涉及到很多人的管理与交流，那么就同时需要讲究人与人交际的策略，才能让管理执行的更加顺畅。