我们知道项目计划几乎可以囊括整个项目过程的各个方面，优秀的项目管理人员，在计划书中做的最好就是关于一些预测与面对意外的解决之策。
因此所谓做计划从来不是怕事情发生改变，更多的是自身为了做好充足的准备，让大家无论面对何种境遇都能不慌。同时现在大家运用的好用的项目管理软件系统，通过各类流程、工具，基本让计划中的变化情况也逐步处于可控状态中。
规范文档涉及所有相关方，确保承诺效力
企业中除了很明显的一些规章制度是必须要有规范的文档说明外，在项目活动，对于项目范围、项目目标、项目需求、项目评估等一系列作为划定职责、验收成果、确定工作内容等的说明也应好用的项目管理软件系统中形成正式的文档计划，并赋予项目各组织认可、有效力的权益。
如此，当项目团队在指定这些范围、需求等规范时，考虑必须全面，即使为了留存客户不能太强硬，对于留有余地的话语也要在自己可接受的原则范围内。当然，对于项目的所有利益相关方的合理要求，项目也不能忽视，而应该在计划中全部涉及。如此，对于参与方都有公平度的计划才是平等合作的开始。
变化也可以在计划之中，制定应急流程机制
“计划赶不上变化”是一句老生常谈的话，项目在实施过程中即使没有出现真正危机项目成败的元素，但计划一定不会一成不变，因此，项目中变更、变动也是需要在好用的项目管理软件系统的计划书中做好一定的应对计划。
关于这种充满变量因素的计划，主要制定应变的步骤流程与机制。例如，项目组在规划时间周期时，需要预留一些的空白时间，以便变故调整;同时制定好成员们沟通汇报机制，当出现任务问题，大家都知道应向谁回禀，方便管理者及时发现、处理;同时建立处理问题的流程，让大家知道从发现问题——分析原因——探讨对策——处理问题等步骤有条理的去处理。
专业的项目管理人员一种明白计划出现变化是一件正常的事情。大家只要在之前已经与项目的所有相关方做好了沟通确认，那么当出现计划之外的情况，也就能够顺利的与大家一起协商处理。