项目组的执行人员是项目活动中占比最多的人，也是最需要管控的人。他们要做什么?什么时候完成?达到怎样的标准?这些都是需要管理者为大家制定好准则或是做好规划，只有如此，项目组成员才会找准方向，各司其职，一个萝卜一个坑的完成项目组分配的任务。
汇总展示所有项目、人员工作内容
当发现手上事情过多，但是却无人可用时，与其不顾成员感受给大家硬塞工作，不如花时间重新好好整理手头上事宜，进行重新规划。
1、罗列所有任务线
这个做法有点类似库存盘点，即：我们需要将所有项目的工作任务内容等信息都罗列出来。如此就可以清清楚楚的看到每个项目的进度、所用的人力情况，以及项目时间上的任务安排、所需周期等;同时，也可清晰的将所有项目参与人员所负责的任务等都一一展现。
2、向领导直观展现
当做了一个大的归纳总结后，管理者可以从项目角度或人员角度两个方向去分析项目人力资源的情况。这也是项目经理的目的所在，毕竟高层领导经常分派任务时，都是强调自己想要的结果，没有直观将问题摆在对方眼前，领导根本意识不到或难以认同项目团队因人力不足完成不了的事实。
充分了解项目成员职能便于分配
在理清项目任务的同时，我们最主要还需要了解清所有项目成员手上的项目、工作任务，以及其工作时间、强度与难度等，如此才是对自己团队人力情况的最深层认知。
我们知道，项目团队中大家分工合作、各司其职，涉及的岗位各种各样，管理人员的知识储备再强，有时也不能完全实际理解所有岗位技能。所以就需要项目经理主动充分的了解团队中每个人的技能与优缺点，以及其职能相关的评估标准等。如此，管理者才能将所有成员的工作安排的游刃有余，在人力不足时让大家既不会出现有的人被强力加班，有的人却还有空闲的不合理情况。同时当有新的需求或项目时，项目经理也能很清楚知道自己手上有无可做事之人，不会盲目接手安排。
另外，每个团队都会出现新人进组的情况，管理人员在进行安排时一定要考虑到新成员的磨合期。这时新人的任务完成能力会有所欠缺，项目经理在进行任务分配时要将这个因素考虑其中，给与更长的时间周期，避免影响项目推进。