很多项目的开启都是为了完成客户的要求,而正因客户有着足够的话语权,其对项目的成败也有一定影响。那么当碰上客户原因而导致一些问题发生时,应如何运用项目全周期管理系统解决呢?
客户的问题
1. 客户遇到责任“踢皮球”
这是很多客户都会有的现象,如何让你的项目组成员在项目进行过程中,最大限度地减少这样的消耗,是项目经理要关注的事。大公司”踢皮球“的现象比比皆是,项目经理能做的就是充分做好事前的工作,避免出了问题后指责别人。因为指责只会让你会发现没人和错误有关,都是你的错。所以少些抱怨,事前尽可能多做准备。
最常用的方法,是在需求说明书(实际工作中提出,非早期完整的需求说明书)中注明这是某某人提出的,以及我们的意见是什么。别指望客户会签字,自己记住就好。
2. 客户个性化需求太多
这是最头痛的事情,如果因为客户是大公司,可能会议没完没了,每个会议都要求得非常正规,相关的制度文档一应俱全,相关人员、部门经理甚至高层领导也会请到会议室来和你谈需求。这时,如何尊重他们的意见并保持自己的思路是非常重要的。
参加这样的会议时,项目经理要突出你们的专业知识和经验,不要被客户的职位迷惑。虽然他们的经验很丰富,但在项目实施方面你是专家,而且他们提出的只是现实中各个部门的特点,并没有要求一定要一次性全部实现,所以现场一定要记住:不要答应得太快。
解决的方法
1. 凡事先沟通、再决定
沟通是项目经理的基本技能,沟通的根本就是使相关参与者达成妥协一致。换句话说,沟通不是通知,不是汇报,是将未能达成一致的有分歧的部分使之达成一致。没有这个过程,有些事情的来龙去脉,经过曲折,作为项目经理是无从知晓的。只有充分沟通了之后,我们才能做出正确的判断,从而结合项目的其他情况,对项目做决策。
2. 让绝大多数相关方都满意
降低一个层次来说,相关方满意是项目成功的决定因素之一。那我们是不能让所有的相关方都满意的,一定是有困难的——特别是在国内的环境中——特别是在一些IT项目中,有些项目组织和相关方相对简单,这是很容易的。
但是如果很复杂呢?所以在相关方管理中有一点就是我们要对相关方定性和定量(有点像风险),利益、参与度、影响等因素都是我们应该考虑的问题,相对更重要的相关方,就是我们要重点管理和关注的,对于相对较低的相关方,在某些关键的时候,我认为是可以放弃一些东西的。