会议是项目过程中少不了的沟通方式，运用得当了可以让项目进展事半功倍，若是出现失误，则会出现不少问题，反而浪费大家时间，效率还低。那么不成功的会议是犯了哪些错误呢?
让人难集中精力
许多虚拟团队成员会同时负责好几个项目。请记住，你的会议并不是他们唯一的焦点，而且他们很容易分心。与很多项目经理合作的经验告诉我，大约有2/3的项目经理同时负责多个项目。大约有30%的人同时负责5个或更多项目。
有那么多事情需要同时考虑，虚拟团队项目很容易被忽略，相比之下，本地面对面的工作更容易得到更多关注。无可厚非，本地项目会获得更多支持，因为团队成员可以直接走过去看看事情进展得如何。
所以，如果你的会议参会人有许多其他事情萦绕在他们的脑海中，你需要更加努力地确保在你的会议期间，让他们集中注意力参加会议。
似演讲缺互动
很多时候，虚拟团队会议全都是演讲和演示。人们开不了多长时间就离开了，特别是当他们忙着做多个项目的时候。团队工作回顾会议似乎特别容易发生这种情况，人们往往用太长的时间来展示自己的工作细节。请记住，如果没有互动，人们很容易丧失注意力，所以，工作细节这类信息可以在团队内异步共享，而不需要所有团队成员实时在线聆听。
根据经验，建议以一种更好的方式来进行项目工作回顾会：每个成员只能用5分钟展示3张PPT。这3张PPT需要包括：工作概况;自己的工作给他人带来的启示;工作中引以为傲的事。
你可以让人们列出需要得到别人什么支持(需求)，同时，他们还可列出可以为其他团队成员提供什么支持(贡献)，这种做法很有用。凯文还建议，精简参加回顾会的人数，最好控制在最低限度。
风险和问题
可能出现什么问题?在你的会议上，有什么比计划的会议内容更重要?风险绝对是最需要考虑的不确定因素。它们可以是正面的机会，也可以是负面的威胁，所以，考虑一下可能会发生的问题，以及你的应对方案。是否有其他人能够比你更好地处理一些风险?回顾一下你面对的风险，看看什么已经改变，什么需要做必要的调整。
大家发现，虚拟团队会议中的许多风险来自参会人(或没参会的人)和技术。大多数虚拟团队会议都会由于某种技术故障而延迟几分钟开始，即使这里有最有经验的参会人和最可靠的技术。因此，我习惯在会议正式开始前5分钟接通电话，并且看看有谁已经加入会议和他们身在何处。这使得会议正式开始前，任何技术问题都能有时间进行解决。