资源管理包括创建计划和流程,以便管理这些资源。
管理资源的方式有很多种,你可以创建电子表格、文档,或使用项目管理软件,或者将这三者结合使用。无论采用哪种方法,首要目标都是在项目完成过程中管理好整个项目的所有资源,这样就能成功管理成本和项目时间表。
什么是项目资源管理
资源包括人、设备、空间等,是指一切可被开发和利用的物质、能量和信息的总称,资源管理简单来说就是通过最有效的方式来支配有限的资源。
项目资源是指一切具有使用价值,可以为项目接受和利用,且属于项目发展过程所需求的客观存在。
项目资源管理是针对项目资源的利用、协调和往来交流所开展的活动,包括计划、组织、管理和评估人们的工作。
资源均衡
平衡资源是一种杂耍行为,你可以在其中管理一个项目或多个项目的资源可用性。可以通过调整开始和结束日期来延长计划完成某些任务的时间,具体取决于是否有足够的资源立即完成。
希望在分配给的时间里有足够的资源来完成任务,这是避免团队成员分配过多或分配不足的另一种方法,这会给项目带来风险,并可能耗尽团队的精力。
如果能通过调整计划进度表来满足项目的最后期限,就可以使用资源均衡。为了使用资源均衡修改计划进度表,请根据资源可用性划分或合并活动,这样就不会出现团队成员使用不足或过度使用的情况。
责任分配矩阵
列出并组织好你的资源之后,你可以开始定义那些对完成项目任务或整个项目负有不同责任级别的资源。这被称为责任分配矩阵(RAM)。 在这里,你可以明确整个项目的角色和职责。
你可以将其细分为谁负责执行哪些任务、谁拥有该任务、谁可以在任务出现问题时提供帮助,以及谁需要随时了解任务的进展。许多RAM是带有编码字母的简单图表,基于RACI方法定义了不同的责任功能。
R代表“谁负责”,A代表“谁批准,C代表”咨询谁”, I代表“通知谁”。 你可以根据组织的需要按个人或角色进行操作。
资源过度分配
过度分配是指一个人被分配太多工作。他们不能在你计划的时间内完成任务。这会导致加班,从而影响预算,可能会阻碍甚至使项目脱轨。
平衡资源至关重要,因此在项目的整个生命周期中,你需要一种方法掌握团队的工作负载。