爱因斯坦深知时间隔离法之精髓,他在1906年完成了《狭义相对论》以后,经过10年的酝酿和准备,在1916年的某天,告诉家人任何事都不要干扰他。他一连16天没有出门,当他走出来时,手里拿着几张写满了数学公式的稿纸,那就是改变人类整个宇宙观念的“广义相对论”。
管理大师彼得·德鲁克在《有效管理者》一书中,曾提到一家银行负责人在每天的工作时间内,保持90分钟的隔离。他说:“我严令我的秘书,除美国我的内人之外,无论什么大事,不要把任何电话接给我。
虽然这有些冒险,需要一定勇气,说不定真有天大的等不及90分钟的事情,但这种方法大大提高了他的时间利用率。
会议节时法
为了节省会议时间,以下是应采取的措施和有效方法,可供参考。
会前做好准备,不开无目的、无意义或议题不明确的“糊涂会”;联系实际,解决问题,不开传声筒式的“本本会”;权衡轻重缓急,抓住重点,不开“扯皮会”;发挥民主,集思广益,不开家长式的“包办会”;讲究实效,不开一“报告”、二“补充”、三“强调”、四“表态”、五“总结”式的“八股会”;不开七时开会、八时到、九时领导做报告的“迟到会”;不开与议题无关人员的“陪坐会”;不开名为开会,实为游山玩水的“旅游会”。
总之,要做到可开可不开的会不开,能开短会的不开长会,能开小会的不开大会,能合并开的不单独开,能站着开的不坐着开。
第克泰特法
第克泰特(Dictator)的英文意思,在这里可以引申为“专用时间”。
犹太人习惯于把上班后的一个小时,定为“第克泰特时间”,在这段时间里,必须将昨天下班到今天上班之间接到的信息、传真、E-mail等全部回复,用手机、电脑、或者电话回复。
“现在是第克泰特时间”这句话,在犹太人之间的言外之意是“谢绝会客”。犹太人之所以注重“第克泰特时间”,是因为在激烈的商战中,他们以“马上解决”作为工作的座右铭。
在能力卓越的犹太人的办公桌上,看不见“未决文件”,我们的项目经理不妨借鉴一下犹太人对待时间的这种做法。
限制手机法
手机虽然在人们日常生活和工作中越来越重要,但作为双刃剑,它又是浪费管理者时间的一个主要原因,因为电话能中断手里的工作和思路,经常浪费人们大量的时间。
用一个小时集中精力去办事,要比花两个小时而被打断10分钟、20分钟的效率还要高。
那么,防止手机干扰有哪些办法呢?一是分析你手机的使用时间分布,确定采取什么办法减少那些根本没有必要的时间消耗;二是减少一些非紧急消息提醒;三是先用诚恳的语气接听电话,避免闲谈;四是让别人知道你的工作时间安排。