大家写文时总有遇到灵感受阻的时候，同样项目管理者在实施项目过程中也时常会遇到一时难以解决的问题，让项目临时停滞。其中最典型的错误之一就是作为管理者的项目经理太过关注当下急需解决的事情，而缺乏远虑和远见。
如果你不知道你应该做的事情，你怎么可能管理好你的时间呢?有些人喜欢将工作任务清单(to-do list)写在纸上，因为这些清单对每个项目任务都是一个承诺，直到项目结束。另外一些人喜欢使用软件来将其分割为待办事项以便于管理。
很多时候，大家并不是考虑如何结束这个项目，而是在于思考怎么开始这个项目。当不知如何开始时，不妨先从简单的事开始，尝试将项目分成几部分，这样就可以逐个完成，各个击破。
紧急事务可能涉及技术、资源、标准、财务，以及人员管理等方面。对问题做出反应是人的本能，这让项目经理感觉良好，因为他们在采取行动，而且别人会看到他们在做事。甚至，项目经理常常去寻找紧急的事情，例如，频繁地查看电子邮箱，看看有没有什么紧急的事情需要处理。这是一种文化和思维模式，项目经理会乐于接受这样的事情，而忽视了其他方面的事情。
当有重要的事情发生时，当然应该立即处理，但问题是，很多紧急问题其实根本没有看起来那么重要。很多时候，项目经理的时间没有得到最合理的利用，而且让项目经理忽视项目中更重要、更具有战略意义的事情，而且这些事情才是获得项目成功的基础。
每个项目都需要平衡它的功能、人员、预算、进度和质量目标。我们把以上五个项目方面中的每一个方面，综合成一个约束条件，你必须在这个约束中进行操作;你也可以定义成与项目成功对应的驱动力，或者定义成通向成功的自由程度。可以在一个规定的范围内调整。
项目经理可能会认为只要更加努力地工作，更多地处理一些紧急的事情，就是在践行“低投入、高回报”的文化，但其结果往往适得其反。项目经理忙于处理各种短期的紧急需求，其实只是在处理一些表面问题，没有解决根源问题，也没有把自己解放出来去思考那些更为重要和明智的问题：质疑、创新、开发人力资本，包括我们自己。