项目管理的主要要素有哪些?

项目管理从古至今都是无处不在,大到国家建设,小到家庭装修。项目管理发展到今天,融入了许多现代化的管理理念,涉及到方方面面的内容,更有非常丰富的管理工具和形式。但是一个项目得以顺利的进行,需要在千丝万缕中抓住项目管理的核心四要素:工作范围、时间、成本与质量,那么这四要素分别是什么意思呢?

1、范围。也称为工作范围,指为了实现项目目标必须完成的所有工作。一般通过定义交付物(Deliverable )和交付物标准来定义工作范围。工作范围根据项目目标分解得到,它指出了“完成哪些工作就可以达到项目的目标”,或者说 “完成哪些工作项目就可以结束了”。要严格控制工作范围的变化,一旦失控就会出现“出力不讨好”的尴尬局面:一方面做了许多与实现目标无关的额外工作,另一方面却因额外工作影响了原定目标的实现,造成商业和声誉的双重损失。
2、时间。项目时间相关的因素用进度计划描述,进度计划不仅说明了完成项目工作范围内所有工作需要的时间,也规定了每个活动的具体开始和完成日期。
3、成本。指完成项目需要的所有款项,包括人力成本、原材料、设备租金、分包费用和咨询费用等。项目的总成本以预算为基础,项目结束时的最终成本应控制在预算内。
4、质量。是指项目满足明确或隐含需求的程度。一般通过定义工作范围中的交付物标准来明确定义这些标准包括各种特性及这些特性需要满足的要求,因此交付物在项目管理中有重要的地位。另外,有时还可能对项目的过程有明确要求,比如规定过程应该遵循的规范和标准,并要求提供这些过程得以有效执行的证据。时间、质量、成本这三个要素简称TQC 。

在我们分别了解了这四大要素后,如何做好四者间的平衡工作,这就要精耕细作了。
首先,要明确项目“好”。那怎么判断项目的好坏,最基本的一条就是符合企业的发展要求。企业开展的项目只有做到为企业创造收入,减少成本,增加盈利,能够拓展业务的广度与深度,做到有用与好用,同时具备一定的前瞻性,为将来可能需要的功能延伸留置预备空间,才能说明这个项目是合格、合适甚至是优秀的,否则就是从一开始就是浪费。

其次,要做好项目的“快”。项目想要完成快,需要项目管理者具备良好的进度把控能力。项目时间就是项目的生命,如果刻意压缩项目时间,很容易导致项目质量问题,项目内容无法及时有效落实,时间被动延长,项目成本上涨。因此,需要开始前把项目分成不同的阶段,在每个阶段,又要根据每阶段不同的重点分别来做完工预测。工程分得越细,预测的准确性就越高,但需要很周详的计划和分析,并且配合一个动态调整的运作机制。

最后,要做好项目的“省”。省钱是项目管理中需要关注的重点,但不是最重要的目的。降低成本并不意味着牺牲项目质量,而是指项目的高性价比。通常来说,实际的投资和预期的投资基本上都可以控制在一定的范围内的,具体的比例范围则要根据企业所处的行业与发展情况而定。因此,在做预算的时候,一定要掌握一个原则——项目的“涨价”必不可少,做预算时可以预留一定空间。

综上所述,项目管理要实现好、快、省,往往很难同时达到最大值,只能寻求一种最优状态。项目实施过程中需要及时处理发生的问题,保证项目顺利的实施。当然,如果引入一套合适的项目管理软件系统来辅助管理,可以达到事半功倍的效果。

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