一个项目的收尾,一般从项目的可交付成果得到相应相关方的正式验收之时开始,收尾阶段项目管理工作的主要包括以下几项内容:
1、促进可交付成果的移交
促进可交付成果的移交,使得项目交付成果在移交之后能够正常投入使用,发挥预期价值。不管是内部项目还是客户项目,项目移交不仅涉及项目团队和项目客户(项目产品的使用者)之间的移交,同时还涉及项目团队和运维团队(项目产品的维护者)之间的移交。移交工作包括责任主体的转移、相关知识的转移、项目资料的转移等,移交过程应该签署正式的移交备忘录。
2、文档整理和提交
项目管理办公室有负责企业中所有项目文档的保存、管理和利用的职能,项目团队根据要求的目录框架整理并提交全部项目文档。在项目实施过程中,如果已经要求项目团队定时向组织项目数据库中同步了项目文档,那么,此时项目团队在文档方面的工作只是拾遗补阙,不会有太多的工作量。另外,在项目启动和计划阶段,通常要求项目团队提供项目中指定工作的度量值信息,如活动实际历时、活动实际成本等,那么在项目收尾阶段,项目团队需要根据要求及时提供。
3、相关方满意度调查
在项目收尾阶段,项目团队应根据组织的要求,调查项目相关方对项目实施过程和结果的满意度,并提交调查结果,作为考评项目绩效、项目经理绩效,以及组织流程持续改进的重要依据。
4、经验教训总结
项目经理召开项目团队内部会议,回顾整个项目实施过程,回访项目中出现的重要问题。项目团队的经验教训总结需提交,作为组织过程资产的补充。
5、绩效评价
绩效评价的标准和方式应有组织统一制定,项目经理根据相关的要求完成每位项目成员的绩效评价,绩效评价的结果在得到项目成员的确认之后,由项目经理进行提交,作为员工绩效考评的重要依据之一。
6、解散团队
项目是一种“临时性”的管理工作,当项目收尾完毕,就可以解散项目团队,以便将资源返还相应的资源池。