软件工具其实也如“人”一样，人的工作能力有强弱之分，软件也优劣好坏，这也是为什么大家在挑选软件前会大肆对比的原因。
一款优秀的软件不只是基本功能齐全，让大家的工作操作更便捷、不失误，更应该可以窥见其内里优异的项目管理理念，提供给大家更优质的思路，让大家更受启发，然后让管理流程更优化。
一、阶段目标互相关联，保障进度
虽然实现项目的目标通常需要不断完成一些阶段目标来得以实现，但这些阶段目标绝不是独立存在的，各阶段任务是不可能彼此分开的，这就是为什么所有的优秀工具都提供任务关联功能。
绝大多数的工具允许你通过几次点击和拖放来实现关联功能，重要事件功能用于沿着时间线在项目中标记重要的或其他特定的点。如果一个里程碑项目(重要事件)临近，那么攻克这个重要事件将使你的项目朝着正确的方向前进。
二、资源管理设置，便于成本分配
资源可以是物质(如设备)或者劳动力(你的团队)，也可以是支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理者分配任务，还能计算支出。
每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本和各部分占用的资源是否恰当。因此，在项目管理过程中使用工具软件的资源管理功能是利于整个企业成本的节省。
三、风险管理机制，提前预警防范
没有一个项目不存在风险，不可预见的情况会发生在发展的各个阶段。通常，不可预见的发展产生的是消极的影响，但是有时候也会出现积极影响。
无论如何，不可预见的情况和风险影响任务的持续时间、进度、期限、预算、参与者等等。如果你从事一个长期而复杂的项目，风险管理这个功能是必须的。
因此，为了避免不可预见的支出、项目占用时间太长、业绩质量下降，任何管理者都应提前计算所有风险，这个功能是你的项目管理工具必须要有的。
四、工作评估功能，公平监督回溯反省
工作评估功能可以提供项目经理计划工作进度和实际工作进度之间的评估和分析。有些项目管理工具有这样的功能，但这个评估不是自动计算的，所以项目经理必须手动完成这个操作。
其中一些可以量化的工作量或指标，可以直接通过系统进行核验;而大家具体的工作表现和一些不可量化的工作内容，就需要管理者自己根据具体去公平判决了。
选择一个带有评估功能的软件会对整个项目团队有监督作用。这样直接的评估系统，既可以让大家看到自己的错误与不足，也让自己对已经做过的事有一个回溯，吸取其中的经验或教训。
五、信息沟通共享，保证大家实时同步
项目的开展就是一个团队共同完成的一个目标的过程，适时、顺畅的沟通，在项目实施或开发的过程中是必须的。
那么，项目管理工具除了提供交流能力外，还可以附加文件，没有人想在外部工具中丢失重要信息。还有一些其他的协作功能，如把你的项目进度用图表的方式导出。参与项目的任何人可能都需要共享功能，以获得相关指示或讯息。
这些功能让团队成员之间，更好的互通信息，彼此保持在一个信息频道，不会各干各的，不了解互相进度。
优秀的项目管理软件就如一把利器，是项目管理人员手中可以将能力大大加持的“武器”，不但让大家的工作效率更高，还能帮助解决项目进程可能出现的各种疑难问题。所以，项目软件现在被运用的愈加广泛也是情理之中。同时好的软件也需要好的使用者，我们的思考能力越强，越能将软件工具最大化利用，功能的作用也会被放大。