一个完整的项目管理活动如果纯靠手工管理，管理人员需要花费大量的精力来计算、观察、监测和分析，费时费力还出错率高，是麻烦且高风险的行为。而如果借助于项目管理软件，让项目的数据和进度在软件上通过算法运行，管理人员的工作会轻松很多。合适的项目管理软件对企业生产和管理活动意义重大，能够通过提高运营效率、提高项目成功率、提高整体管理水平等为企业降本增效。
1、提高运营效率
企业引进使用管理工具是管理方式的较大转变，对管理形式和工作习惯的转换。从手工管理到系统自动运行，管理人员只需要把相关内容录入到系统上，项目就会自动运行并分析、计算出相应的结论和数据，得到相应的表单和报表。管理人员不再需要自己逐个更新数据和计算，工作效率会得到显著提升。
2、提高项目成功率
项目数据在项目管理工具上运行，除了提高管理人员的效率之外，还可以减少手工管理带来的错误率——数据的自动运行，让项目管理人员不再承担项目数据错误导致的偏差风险，可以有更多时间从整体上把握和管理项目，分析项目的各项结果，并根据项目情况预测风险、解决问题，提高项目的成功率。
3、提高企业整体管理水平
专业的项目管理软件都有科学的方法论做支撑，能够很好的贯彻执行项目管理的理论和思想，让项目按照系统的逻辑运行，这样就有利于管理人员理解和实践优秀的项目管理方法论，提高自身的管理水平。