项目管理工具主要就是为了项目的顺利进展而出现的，自然功能也是围绕其需要而制定。因此功能总的来说就是以解决项目的时间、规划、任务、监管等需求为主，不同的企业项目根据自己的实际需要会对工具有另外的需求，那么只要根据自己需要去选择，定能让项目工具为自己项目管理工作提高效率。
一、简单易上手不浪费项目工时
项目管理系统作为现代化的办公软件，自然是操作步骤越简单，功能自身智能性越强越好。
这就是说，系统应让外行人员也能较快的学会操作，不耗费工作人员过多时间。项目属于团队协作活动，参与执行的人对于软件操作的能力参差不齐，若是一个辅助工具还需要不少人提前花费过多精力去研究学习，延长项目工时，那就有些得不偿失了。
二、信息实时共享，进度实时掌控
项目的全流程管理是一个繁杂的过程，因此，项目参与者实时了解项目的最新进展、最新资料，是项目顺利进行的重要因素。
同样，整个项目过程从开始到结束，中间会涉及多个环节即任务节点与时间段。好的项目软件能在具体时间节点提醒相关负责人实时交付自己任务，管控好整个过程进度。
三、可规划需求、划分职能
项目参与人员在明确需求后，运用项目管理软件制定项目计划，将任务依据轻重缓急，制定完成的时间顺序;软件会根据使用者习惯可选择各种图表展现任务时间轴，管理者也可将任务分派给相应负责人员。同时，根据直观的时间线展示，大家可以随时看到任务完成度，根据实际情况调整项目进度安排。
四、专业适配度高
这是企业考虑选择一款项目管理系统最重要的因素。现在许多项目软件支持定制化，但如果软件本身的功能就与自己企业适配度较高，在预算成本上也是一个选择优势。
为了项目有序的顺利开展，大家对于任务需求制定、规划、实时跟踪、成本控制等知识掌握的越来越纯熟。但对于大型项目而言，在实施过程中若没有适配的项目管理软件辅助使用，靠员工线下处理只会愈加繁琐、让项目进度受阻。