在工作中，大家需要与平级交流、与领导沟通、与客户交际......几乎整个项目全生命周期都少不了沟通交流的存在。
通过实际经验可以发现，一个完整的交流体系至少应包括以下四个方面：沟通管理计划编制、信息分发、绩效报告和项目干系人管理。这四个过程彼此之间不但相互作用，而且也与其它知识领域的过程相互作用。
1、沟通管理计划就是确定项目利益者对信息和沟通的需求，，是对项目全生命周期管理系统中信息沟通的内容、方式和渠道等各个方面的计划与管理。制定沟通管理计划是项目沟通管理中的第一个过程，其核心是项目利益相关者分析，主要搞清楚：谁，需要什么信息，何时需要，怎样传递。
2、信息分发就是指在合适的时间，通过项目全生命周期管理系统将合适的信息提供给合适的人。可以说，及时有效地将信息发送给所需要的人是项目沟通成功的关键。在信息分发之前，还要确定信息分发的责任人、时间、方式方法、渠道、使用权限、技术手段和反馈的方法等。
3、绩效报告是一个运用项目全生命周期管理系统收集和传播项目绩效信息的动态过程，绩效报告的输出主要包括状态报告、进度报告、项目预测和变更请求。状态报告是用量化的数据，从范围、时间和成本三个方面来说明项目所处的状态;进度报告是某一特定时间段工作完成情况的报告;项目预测是指根据项目当前的情况和掌握的历史资料、数据，对项目将来状况进行的估计;变更请求是对需要或变化的情况做出的一种反应。
4、项目干系人管理是为了能够满足不同干系人的信息需求，解决干系人之间的问题。项目干系人的管理通常由项目经理负责。最典型也最重要的项目干系人是客户，可以利用项目全生命周期管理系统中的项目客户关系管理系统进行管理;项目组成员、企业的上司也是重要的项目干系人，对于他们应当以面对面沟通为主。
虽然不少人都知晓沟通管理肯定不是告诉大家沟通时的语言、文字应该注意什么，但若没有系统的理论归纳，大家也无法从这么专业的角度罗列清楚项目沟通交流方面的关键事项。