我们常说项目运行过程中的变量因素是最不可控的，同时也是最容易给项目带来风险与机遇的，因此为了能够对不宜掌控的“变量”有更多了解，在项目进行中，大家需要运用项目全周期管理系统对变量因素进行跟踪、记录与管理，这样才能做到知己知彼，从源头尽可能掌控变量因素发展轨迹。接下来，就简单说下，应该如何做。
从项目启动开始，我们就少不了实时监控这项工作。具体来说，就是当项目组根据计划开始做项目任务后，大家就需要注意通过项目全周期管理系统观察项目的实际进度与计划中相比是否有出入，并判断差异是否属于正常范围。
当然并不是要说只是要某个人盯着大家的做的事，这种跟踪记录需要团队共同协作并养成良好习惯，即：项目经理需要从直接执行成员们那获得关于项目进度的报告，而成员们也应有主动告知的觉悟。然后管理者在此基础上根据自己的观察、分析，在项目全周期管理系统中罗列出项目时间、成本、范围等与计划的不同之处，并将之报告给决策领导和与之关联的利益相关方。
那么当决策者也认同这些差异确实较大时，项目团队就需要想办法让项目回归正轨了，例如：加大人力投入或进行任务删减或多任务并行等等。而这些方法主要是为了能让项目的成本、范围、时间重新保持平衡。
我们知道项目三要素中的任一项发生改变时，另两项也不可避免的会跟随变化。因此如何考量周全，尽可能根据自己项目实际情况去项目全周期管理系统进行调节，就是项目管路的难点所在。打个比方：如果我们的项目延期了，需要赶进度，那么选择的最直接方法是加人，但同时随着人力的增加，项目的成本也会增加;若是我们不想加成本，那么可能就会需要和需求方去协商，将项目范围进行缩小，降低项目任务难度或是减少数量。
变动状态是最难摸清规律的存在，因此对于会随时产生变化的因素，项目组最主要的方法就是保持对其实时观察，尽可能了解导致其发生变化的原因，如此才会在一些影响因子出现时，提前对情况进行预判与预防。