聪明的项目经理是懂得如何来解决交流中出现的问题的。 一旦交流出现了问题，项目的成功就会遇到阻碍。那么沟通不畅通常会出现哪些意外情况呢?
如果不能及时了解项目进展，人们就会对项目进行过程中出现的变化感到意外。例如，如果你无法按照预计工期完成项目，而又不想让股东在项目进展报告中了解到这一点，那么该如何去做呢?
前摄性的交流意味着及时意识到无法按照预计工期完成项目的风险。然后继续按照预计工期的要求进行项目。如果你不得不宣布无法按照预计工期完成项目，其他人能够有所准备，不会因此而感到过于不安。人们通常会由于在最后时刻才得知坏消息而感到愤怒和沮丧，因为他们已经来不及适应变化了的情况了。
有些项目经理在刚开始的时候并不是良好的交流者。如果你觉得自己属于这一类的话，就应该通过培训或是他人的指导来更好的学习和掌握交流技巧。但是，在大多数情况下，交流出现问题并不是因为缺乏交流技巧，而是因为没有对交流给予足够的重视。很多项目经理把前摄性的交流看作最不重要的一件事。当他们与他人进行交流时，通常既简单又仓促，给人一种他们不愿意花费时间与经历与别人进行交流的感觉。
良好的交流秘诀在于让听者——而不是说者——成为焦点。要站在听者的角度上考虑问题，想想他们想要得到什么样的信息，什么信息对于他们来说最有用。如果你在起草一份项目进展报告，那么一定要注明所有的必要信息，让读者了解项目的进展情况，包括已经取得的成绩、事项、风险、变化以及其他一些问题。如果在下一步的工作中你需要获得某方面的资源支持，那么要尽早同资源经理打招呼。并且要不断的提醒他注意你的需求。
如果你发现小组成员不清楚项目的工期，或是他们在做一些并不需要去做的工作，那么就该考虑一下自己同他们之间的交流是否存在着问题 了。
一般来说，如果你的所作所为曾经让他人感到意外，这就是一个交流不善的标志。(唯一的例外是项目经理本身也感到了意外)项目经理同样应该注意同小组成员之间的交流。不要觉得交流是一种负担，通过它可以使项目平稳的进行——大家就会少一些失望，少一些不确定，也不会再感到意外。很多项目都存在着问题。交流不善是导致很多问题产生并且激化其他问题的原因。从另一方面来说，前摄性的交流可以帮助解决很多问题。