管理项目风险,虽然从来不可能完全消除项目风险,尽量减少最严重的问题也已足够。
风险管理步骤构成的框架能有效利用风险和项目数据来影响必要的变动,清楚地传达项目风险,并采取持续的风险管理实践,在整个项目过程中及时检测新风险并尽量减少问题。
具体步骤如下:
建立管理储备
管理储备是项目风险管理的常用术语,其目的是减少不确定性。基于期望风险建立的时间与预算储备,可以使日程更为可靠。建立储备不是放宽估算,也不是制定多个可选日程,以便迎合团队的拖沓,而是运用风险测评信息设置适当的缓冲,使得项目能按承诺交付成果。
建立管理储备依据两个要素:已知风险和未知风险。第一个要素来自于计划数据。未知风险则是无法预料与描述的风险。对未知风险做明确规划是不可能的,但来自以前项目的度量指标可以就风险大小提供指导。
运用项目资源分析和风险数据来确定需要多少储备。预算储备可用来加快工作,提供额外资源,或采取其他必要行动以确保日程。
既关注预算储备,又不能将其用于跟风险无关的项目变动,这可能是个挑战。在技术项目中,管理预算储备通常比管理日程储备容易,因为有关资金和资源的决策一般由项目领导人甚至由企业更高层人员做出。
确认项目计划
讨论和协商后,要确认你们就项目达成共识。要证实你有被资助者、其他相关各方以及你自身和项目团队所接受的、支持项目目标的计划。
要使用来自于规划过程的,并经商议变动过的项目文件,以建立项目基线规划记录。在终定计划之前,要对其加以评审,以确保其在整个过程中包含阶段性风险重估活动。在这些评审中,要辨识额外的风险,并更新应变计划。
公布最终项目文件,并将其分发,让项目团队能在项目整个过程中接触并使用它们,以管理进度。如有可能,将项目文件放到网上,让每个人都随时访问最新版本。
在设定项目基线时,要固定所有具体要求。要同时设定项目范围和基线计划,必须运用既定的变动流程,才能对两者进行改变。
为了让风险清晰可见,要为当前项目阶段创建"十大"已知的重要风险清单,将其张贴在团队可以看到的地方。在整个项目过程中,坚持定期评审并且更新。
选择度量指标
项目是个复杂的系统,因此一项度量指标通常不足以监控全程。使用的度量指标过少可能导致决策或行为不当,而度量指标过多同样会引发问题。首先是收集数据的成本和人力花费过高。要努力确定一套符合企业目标与价值的项目度量指标,数量不多却又能适应全局。
有用的度量指标就是目标。好的度量指标还应容易理解和收集。要明确需要衡量的是什么,如何衡量,并通过讨论确定相关各方对过程有统一的理解。要确定衡量单位和精度,并在所有收集、评估和报告中使用相同的单位。例如,你可以决定将历时估算的单位四舍五入至工作日。还有,要确定衡量的频率。既要保证及时收集,以支持所需要的结果,又要防止收集数据过频带来不必要的管理费用。项目管理者联盟
使用度量指标之前,要跟该指标影响到的各方进行讨论,努力让项目团队所有成员就定义、数据的收集和使用计划以及结果的意义达成共识。要事先获取所有收集和提供数据人员的承诺。
在整个过程中,要让衡量清晰可见。要迅速评估并报告数据,以确保及时反馈并及早发现重大偏差。