不论是做什么样的项目管理都少不了正式的沟通形式，即：会议。而想要让会议进行的更为成功，我们除了要在开展会议时，遵循一些特定的流程步骤外，还需要一些关注人的”人情化“管理事宜，下面就说说应如何运用Saas项目管理软件做好这方面的相关管理。
考虑参会人层级差异
当你确定了虚拟团队会议的参会人后，需要考虑以下这些问题。
参会人在组织中处于不同层级吗?如果是的话，级别差异会干扰会议吗?可以考虑通过匿名发言或小组讨论得出结论，而不是强调是谁具体贡献了何种想法。你可以安排一个中立人员收集每位参会人的意见，然后将这些意见公布到共享屏幕上。会议引导者必须保持中立态度，并得到每位参会人的信任，否则思想的流动就会停止。
保护提议者的隐私”安全“
还有一点重要的是是安排人们提前匿名提交他们的想法。
请记住，如果以电子文件形式提交，有些人可能觉得自己会被追责，从而阻碍他们的参与和投入。匿名提交也可以降低办公室政治对会议产出的影响。
如果即将召开的会议特别重要，或者对其内容大家有争议，那么虚拟团队会议领导者最好提前与每位参会人进行一对一的电话沟通，这将会很有帮助。
当你设计会议时，请充分考虑你所关注的问题、特定观点和关键症结。虽然将讨论局限于少数几位资深参会人是很诱人的，但这可能给未来留下隐患，所以，最好提前与每位参会人都进行沟通。
会议中是需要”中间“休息时间的
当你计划召开虚拟团队会议时，请记住我们是人，不是机器。这一事实常被忽视，甚至被遗忘。
你是否参加过这样的虚拟团队会议?会议持续了几个小时，人们需要一直看着屏幕而没有中场休息。相信不少人都曾在虚拟团队会议中，悄悄起身去洗手间。若问人们在电话会议里听到冲厕所的声音是否介意时，大多数人都表示介意。
所以进行会议时，主管者应该计划好休息时间，让人们可以喝点东西，去个洗手间。会议时间可能对你来说不是用餐时间，可对于其他时区的同事，可能正好是他们的用餐时间。如果他们不渴、不饿，或者盘腿而坐，肯定会更集中注意力参会。我有一个经验法则，虚拟团队会议每开1小时要休息一下，最长90分钟必须稍事休息。