随着项目管理系统的逐渐成熟，越来越多企业开始利用项目管理系统进行项目管理。借助项目管理系统，项目管理团队可以与用户方进行实时沟通，记录整个项目管理过程。在项目管理中，项目管理系统更具优势。
信息共享不及时，同步性不高
在没有项目管理工具前，大家可能虽然能通过日常的沟通工具进行交流，但是这是不系统、正式的，也不能及时性的向所有相关人员传达;同时大家也不可能做到那么同步处于联系状态。
但是有了软件工具就不同了，项目成员们一直是实时将项目相关信息录入系统内的，所有登录系统的人都可以及时看到，也没有时效限制，对于自己想要的信息，也可以及时找到。
相关方信息不一致，出现误差
这一点属于前两点的延续，项目信息不能及时共享、任务汇报效率低，那么项目参与者们就不可能及时了解自己想要的信息。
项目除了直接的执行团队，还有不少利益相关方，大家对项目的参与度、关联性各不相同，那么获得项目进度的时间、频率、渠道也不同，因此这些人就可能出现信息误差，即：信息不对等的情况。而项目相关的目标、范围、需求等这些却是需要所以相关方们认可的，信息的不对等就会使确认过程拖长或出现错误。
这时如果使用了软件工具的团队就会方便很多，所有项目参与者都可以实时了解到自己权限内的项目信息，那么大家接受到的项目情况都是一致的，不会出现传递误差等。
项目管理系统可做什么
项目管理系统能灵活定义需求流程、便捷记录需求，有效管理需求的评审与验收来促进需求沟通，适用于各类型项目管理，包括业务型项目，研发/技术型项目，多项目/项目组合等。
在项目管理系统中，需求管理作为项目管理过程中的一个环节，它与其他项目管理过程不脱节，所有的需求都会与对应的活动相关联，各环节的数据互相连通，保证信息流转准确无障碍。
项目管理系统可让项目成员清晰地看到每个需求变更对哪些项目活动产生影响以及如何产生影响，帮助项目经理作出更明智的决策。所有利益相关者能在系统内查看项目的所有需求，尽早发现差异以采取相应对措施。对于项目进度的高效管理，项目管理系统自动跟踪每个项目活动与可交付成果的时间与进度。
逾期活动自动亮红灯，并且系统会自动将预警信息发送给所有受影响的相关人员。
此外，项目管理系统支持外部用户(客户，合作伙伴，供应商)和现场服务人员都作为项目团队成员参与到项目当中，实现高效的协作与沟通。