收集并管理用户需求一般比较困难，现在让我们考虑一下为什么这个过程如此艰难，当你面对这个问题时你会采取什么办法处理。此时，有个问题你必须先考虑：什么情况下，项目全周期管理系统发现项目需求易发生变更。
项目事情太多，杂乱无章
项目越大意味着需求越多，参与的人员也越多。如果保证不了项目进度，或者因为事情太多、需求点太多而导致项目失控，哪怕项目组加班加点做工作，最后也会出现什么都没做好、客户不认可、领导很焦虑、下属很失望、你郁闷要死的局面。
在项目进行过程中，不可避免地会遇到很多需求和修改意见，如何快速把握这些需求，提出正确可行的解决方案，是项目经理首先要考虑的事情。别忘了项目合同上都是有时间限制的，如何在时间段之内完成项目而且完成得好就是关键。
用户需求的不断增加
要想把需求变更范围控制到最小，必须一开始就对项目视图、范围、目标、约束限制和成功标准给予明确说明，并将此说明作为评价需求变更和新特性的参照框架。说明中包括了对每种变更进行变更影响因素分析的变更控制过程，有助于所有风险承担者明白业务决策的合理性，即为何进行某些变更，相应消耗的时间、资源或特性上的折中。
产品开发中不断延续的变更会使其整体结构日渐紊乱，补丁代码也使得整个程序难以理解和维护。插入补丁代码使模块违背强内聚、松耦合的设计原则，特别是如果项目配置管理工作不完善的话，收回变更和删除特性会带来问题。如果你尽早地区别这些可能带来变更的特性，你就能开发一个更为健壮的结构，并能更好地适应它。这样设计阶段需求变更不会直接导致补丁代码，同时也有利于减少因变更导致质量的下降。
同样，客户有时也可能要求一些看上去很“酷”，但缺乏实用价值的功能，而实现这些功能只能徒耗时间和成本。为了将“画蛇添足”的危害尽量减小，应确信：你明白为什么要包括这些功能，以及这些功能的“来龙去脉”，这样使得需求分析过程始终是注重那些能使用户完成他们业务任务的核心功能。