无论是什么原因造成的资源不足，你一旦接手了项目，就必须想尽一切办法来克服困难，把项目做成功。同时，项目经理需明白你不可能令所有的利益相关方都满意，一味妥协也是不可取的。
资源可以是物质(如设备)或者劳动力(你的团队)，也可以是支出(每个资源的成本)。因此，当项目管理工具提供资源管理功能时，它是非常方便和有效的。这个功能的价值在于能够帮助项目管理人分配任务，还能计算支出。
简化项目方案
也许你从一开始就设计了比较完善的项目建议书，这里面包含了一个巨大的项目工作范围，你的SOW和WBS可能也写得很详尽。但此刻，你的团队里只有2个后端开发人员，没有前端工程师和数据库开发工程师，也没有测试人员来保证项目的质量。这样的情况下，你依然需要淡定地把项目方案建议书和需求规格说明书重新审视一遍。结合用户需求思考和权衡，哪些功能是目前比较关注的，而哪些功能是未来系统需要关注的。
这个其实并不难，如果你和用户开放地沟通过，项目功能的轻重缓急，你应该心里有数。所以，你很有必要在此基础之上，整理出项目当前阶段的需求规格说明书来。不要一味地喊叫资源不足，这样的方式只会引起领导对你做事能力的怀疑，而不能解决根本问题。
监控风险与质量
风险和质量是有效管理项目需重点关注之处。项目经理需要知道风险影响项目的可能性，影响的严重程度和可用的解决方案。但是，这部分项目管理也涉及项目的质量。在某种意义上，质量结果是有效的风险管理的直接结果。最终，确保质量的小流程可以有助于防止项目后期的重大问题的发展。
整体流程调整优化
优化管理就是分析项目每部分所蕴涵的知识、经验和教训，更好地发扬项目进程中的经验，吸取教训。不如，前一阶段的工作，由于管理得好，工作能顺利完成并符合要求，就应该使这一阶段内的管理经验和知识更好地发挥成效;后面部分的工作为什么不成功?是客户的需求没提清楚?是理解的错误?还是设计的问题?通过这些分析后，有利于进一步优化项目管理整体流程。
每个项目经理在设置资源的时候都会考虑到成本问题，他会意识到整个项目的成本和各部分占用的资源是否恰当。因此，在项目管理过程中使用工具软件的资源管理功能是利于整个企业成本的节省。