在项目管理过程中，越来越不必可少项目管理软件的身影，软件贯穿项目整个从计划、执行、监督、交付等各个环节，发挥出至关重要的作用。
划定岗位职责
所谓亲兄弟还明算账，跨部门间合作本来就互相有怕自己“吃亏”的担忧，因此一开始就应划定好根据项目目标每个部门应负责的任务是什么。
如此明确跨部门的目标责任，制定职务说明书、制定岗位责任表，形成正式的文档资料，大家按章遵守，完成自己应做的工作，有理可依、有据可循，谁做什么一目了然。
这样分工明确后，各司其职，就不会存在遇事推诿拉扯，谁的事谁做，部门间岗位职能清清楚楚，大家也能不担忧其它，将更多心思放在任务本身上。
实时监督进度
项目管理进行中，项目经理会参与和监督项目各阶段的成功执行，包括监督进度、频繁的团队登记和创建工作进度表。这个监督过程纯依靠人力自己不定时去查看或记录是一个较大的工作量，并容易出现误差的。
而项目软件在这方面的功能是很强大的，它可以实时记录大家的工作进度，方便管理者直接随时想看就看，进度细节一目了然。同时各类数据信息都可以在软件系统内自动生成不同样式的表单图标，让项目经理可以随时通过总结的数据对项目情况进行分析，规避风险。
预算成本监控
预算成本控制是几乎所有项目经理在整个项目管控过程中一直在做的事。我们可以在项目管理软件内通过分析后预估大概的预算，并将其以任务或团队形式分配给所需人员;然后尽可能严格地执行预算，调整支出，并在必要时重新分配资金。
涉及预算数据是需要保持零错误率的，这就显示了项目软件的优势，软件工具基本在原始数据没有输错的情况下，后面其自动运算是可以保证正确的，可以让项目经理随时知晓自己的预算花了多少、还剩多少。
计划时间预警
我们都希望所有项目可以完全按计划被执行，但随着项目的发展，对原始计划的变更几乎肯定会发生。因此，软件项目经理必须是风险管理和应急计划方面的专家，确保在障碍或变更出现时能够向前推进项目。
软件内的项目计划一般都是按照时间节点划分，并设立项目里程碑。
当项目进度到达时间节点时，人员没有进行完成提交，有产生风险的可能，软件可对任务相关人员包括管理者进行提醒。如此管理人员就可以去询问判断是否任务出现困难，会不会致使项目进度延期等。