选择一款适合的项目管理系统可能与管理项目本身一样困难。市面上的项目管理系统品类众多，令人眼花缭乱，究竟哪一款最容易使用?哪些功能的是做好项目管理必须具备的呢?
选择项目管理系统之前需要清楚：
1、明确项目性质
不同的项目需要不同的管理方法，有些适合敏捷管理(强调灵活快速)，有些适合标准化管理(强调符合PMBOK专业知识)。
2、谁需要使用系统
只有项目经理使用项目管理系统，还是所有团队成员都需要使用?每个人都具有相同级别的访问权限，还是必须根据不同的角色来控制对应的权限?在选择项目管理系统时，太简单的可能不符合需求，太复杂的又可能难以快速上手。
4、有多少预算
所有人都希望能以最小的代价获得最好用的系统。然而便宜并不代表性价比高，还得考虑数据是否安全?能否解决目前的问题?售后服务如何?实际上，如果能实际解决你在项目管理上的问题，并且价格在你的预算范围内，那么这笔开销就是有价值的。
一款实用的项目管理系统应该具备以下几点：
1、功能与需求高度匹配
每种系统都有自己独特的功能，在选型时需要了解每款系统的功能，哪些功能是自己管控项目时必须用到的。只有明确自身的需求并清楚系统所具备的功能，才能帮助企业找到合适的系统
2、使用无门槛、简单易上手
功能再好、价格再便宜，如果大家不懂得如何使用那也是白搭。很多企业选购了系统，却由于成员无法轻松上手使用而导致最终被搁置、白花冤枉钱。在选择项目管理系统时，必须考虑到员工实际操作的难易程度，能够让其快速上手的系统可以帮助企业节省培训成本。
3、能够把控项目进度
正常的项目管理流程包括启动、规划、执行、监控、收尾五个阶段，每个阶段都很重要，尤其是规划、执行和监控阶段。如何把控好项目进度是一个项目成功的关键。好的项目管理系统可以帮助项目经理及时把控项目进度并及时预警项目进度偏差。
4、提供全面丰富的统计图表
项目统计分析视图和数据报表是帮助项目经理轻松掌握项目全局的最好方式。无论是进度、成本、工时，还是资源、风险、需求等，都可以通过各种类型的分析视图和报表来呈现。