当您看到项目错过最后期限，项目过程崩溃和发生沟通不畅时，这时您再想起使用项目管理工具，可能已经为时已晚。毕竟，项目要是真到达这种程度时，您已经在承受没有项目管理工具面临的困难了。
1、业务增长
需要使用项目管理工具的其中一个信号就是企业的业务开始增长。如果企业的项目规模、项目数量在增长，这时您就应该准备开始使用项目管理工具。同样的，如果企业的员工数量在增加，或者是企业在不同地域开始设立分公司，由于地理上的分散，沟通可能变得困难，这时就应该使用项目管理工具。
随着企业的发展，项目的流程可能变得更加复杂，参与一个项目的部门可能越来越多，因此拥有项目管理工具来进行管理是非常有必要的，您也不希望错过项目任务的关键点，或者是忽略项目存在的问题，这都有可能影响到项目的成败。
2、需要增强相互协作
即使是小公司没有业务增长，也没有增加员工，而一些突发的状况也可能改变目前的工作方式。比如，面对疫情，大家都开始在在家办公，这就使员工之间的沟通协作更加困难。而这时，项目管理工具的沟通协作功能就能够即使的派上用场。
3、需要提高效率
如果没有项目管理工具，员工要花费更多的时间来记录项目，例如将数据输入电子表格，这不仅需要花费更多的时间，而且还可能因为手动输入的错误，或者是数据丢失而增加了返工的可能性。
谁需要项目管理工具
1、通过项目管理工具一代一代的更迭，现在的项目管理工具已经不再是过去为了项目团队开发的，协助项目团队管理项目的软件。而现在的项目管理工具会从团队自身出发，打造团队自己的工作平台。同时，这些项目管理工具也能兼顾管理需求。这样就让项目管理工具真正发挥作用，有效提升组织的协作效能。
2、项目管理工具到底是要为谁服务的?为管理者，还是为了团队，为了管理报表，还是为了协作需求?其实，任何参与项目的人都可以从项目管理工具中获益。即使这个人不是项目经理，或者公司也没有所谓的“项目”，项目管理工具仍然可以提供价值。
3、实际上，许多没有运行正式“项目”的公司仍然使用项目管理工具来计划、组织、跟踪、监视和执行他们的工作。