我们在实施项目工作前，会做很多的准备工作，不论是规划、范围，还是时间，都属于会进行预估的变量元素。不过虽然我们会对变量要素进行规划，但却清楚其是不可能一层不变的，如此怎样管好变量中的“变”就是项目管理的难点所在。那么就将项目组要如何通过在线项目管理软件功能做好变量要素的管理呢?
前期规划全局
项目管理并不是一件临时抱佛脚的事，而是与写作类似，会在开始运用在线项目管理软件功能制定提纲，即：在项目开始前期，对项目的整体进行规划。其中可以包含：项目进度计划、项目资源规划、项目风险计划等等，项目中涉及的都可依据可参考资料先进性计划与准备。
这种前期的全局规划，不但可以让项目管理者对项目的背景等各方面进行全方位深层了解，还能让项目组可以将复杂的大项目进行分化，让项目时间线可以变得清晰。
任务限定范围
做项目自然不能一股脑啥都做，毕竟不论是时间、人力等成本资源都是有限定的。因此项目会在开始时就通过在线项目管理软件功能进行明确的范围划分，即：清楚制定项目工作囊括的内容范畴。
与客户打交道的都知道，客户的需求从来不是一层不变的，在项目进程中，大家可能因越来越理解项目本身而涌现出新的或替换的项目需求。但是不是所有需求都是在谈好的项目范围内的，若没有明确的项目参与方都认可的范围标准说明，那么面对他人“超限”的需求，项目团队就会有理说不清。答应了“无理”需求既让自己放弃了原则，增加负荷工作，对方不会停止，项目进度会陷入混乱;不答应则会让客户满意度明显降低。
所谓“完事开头难”，只要从一开始就坚守原则，和对方先约定好，那么既能守住自己利益，对方后面也只会觉得你遵守规定、负责，在提需求时也会自觉遵守约定。
时间注意变动
我们所说的项目进度管理实际就是时间管理，进度出问题，无非就是项目中任务完成的时间周期不多，包括：某些任务超时;或是本身计划的工期就不对;亦或项目难度预估错误，整个项目工时需后延等等。
因此项目管理中在制定时间方案时，要利用在线项目管理软件功能做好应对不少突发风险的准备，而一旦有所变更，原先的时间线就需进行改变，运用传统方法展现各种时间线，恐怕项目组自己都会一团乱麻。
所以在时间管理中，大家需要运用各类展现或是进度显示工具，即：图表、甘特图、白板等等来将各种任务线或变动进行可视化展现，让大家将各种动态或任务间关联以及所有时间都能一目了然的了解。