如何依靠软件研发型项目管理系统改善企业IT环境

  对于信息化企业来说,无法将企业信息系统的建设与企业建设分离,在企业的个性化成为基本生存战略,需要高度敏捷地作出改变的情形下,无法容忍满世界去寻找和购买那些套装。既然企业规划与企业信息技术系统规划是不可分割的,惟有让后者回归企业,回到企业决策与实施的现场去,按照企业的意愿规划和构造他们自己的企业信息系统。

  以信息技术手段实施内部控制,减少或消除人为操纵因素,增强控制程度,确保内部控制的有效实施。其宗旨是减少公司经营数据和信息的人工干预,保证公司运营信息的真实、帐务记录的准确、管理效率的提高。同时在覆盖公司经营过程的全面管理信息系统的基础上,建立涵盖全面风险管理流程的风险预警分析系统。

  改善IT环境

  建议企业首先采用文字的形式将期望的内部环境描述出来,然后利用IT环境营造的氛围将其贯彻下去。例如在企业的局域网(或因特网)主页上建立一个关于企业价值观声明和行为规范的链接,以便及时贯彻企业文化,方便员工在完成工作的过程中自觉参考规范和指南。还可以以电子文本的方式进行传递,但要确认全体员工收到了信息。

  另外,组织管理的实践证明,建立一个科学的组织结构对提高组织的绩效起着重大的作用。在IT环境下,企业的组织结构更应该做出适时、合理地调整。除了在企业内部设置首席信息官(CIO)、首席风险官(CRO)职位外,还应在监事会下设信息管理委员会和风险管理委员会。

  建立有效的信息沟通

  IT环境提高了信息沟通的效率和效果,但同时存在着挑战,那就是如何确保正确的信息以正确的方式、按合适的详细程度、在正确的时候流向正确的人,来避免“信息超载”。

  许多企业建立了结构化信息管理方法,这种方法使管理人员能够识别信息的价值并按其重要性排序,开发有效的程序和适当的工具与方法,可靠地收集、存储和分配数据。在正确的地方及时拥有正确的信息对于实现企业风险管理至关重要。

  一方面是“软件”建设,即在决策层与管理层、管理层与一般员工、部门与部门、集团公司与其他利益相关者之间形成的有效信息沟通渠道,使信息能够全面、准确、即时地被搜集、整理、判断并作为调整企业决策部署、改进内部控制的依据。

  另一方面是“硬件”建设,即全面推进企业信息化建设,在建设过程中重视内部控制,为其提供必要的信息采集、编辑、传输、分析等应用系统和操作终端,并保证投入,不断提高内部控制的信息化水平,促进内部控制工作的标准化、规范化、迅捷化,使其既能独立工作,又能与集团公司其他业务系统配合工作。