不管是对高层领导展示项目价值，以获取更多的资源和支持，还是监控和管理项目成员的任务执行，从而提高工作效率和质量，又或者是加强对客户的了解和交流，提高项目成功率，都绕不开一个关键要素——全面掌握项目信息。可以说，项目沟通管理的过程，就是对项目信息进行个性化处理的过程——项目经理要根据不同的项目角色特征，切换自己的角度和身份，用不同的信息来与之对话。
在项目管理角度，这类“信息对话”并不仅仅是通过即时通讯工具的“聊天”，更多的是将项目信息数字化，进行“发布与反馈”，也就是信息化管理。如果企业的项目数量较多，几十个以上项目的，没有专业的项目管理工具支撑，项目经理的工作量会很大，沟通效率和质量都会大打折扣，不可能全面了解项目状态。因此，当企业发展到此阶段，需要搭建专业的企业级项目管理平台，借助专业的项目管理工具，做好沟通环节的信息处理，提高管理效能。
沟通是建立项目组内部外部的桥梁，沟通管理是基于项目组织架构之上的，项目沟通的总体框架实际上解决的是项目组织架构中的各个实体的联系以及信息传达的问题。
首先需要与本公司的利害干系人的沟通，每个利害干系人面有不同的资源池，项目经理在项目实施过程中可能需要与各个部门的利害干系人沟通，协调相关资源，也就是利害干系人管理。其次，项目也有可能引入第三方公司，与第三方公司的沟通也是确保项目顺利实施的关键要素之一。第三，项目过程中要随时与客户接口人沟通，也就是需求沟通，确保项目目标没有偏离客户需求。第四，项目组内部的沟通也非常重要，项目经理需要向项目组成员传达信息，而项目组成员需要接受信息并反馈，从而减少整个信息传递的过程中的误差。
高效沟通和全面掌握项目状态能够是促进项目成功的关键要素，专业的项目管理信息化系统，能够让项目的数据更灵敏、进度可跟踪，项目经理就能及时察觉到这种变更风险，提前防范。
沟通管理是项目经理的必修课，项目经理需要了解项目本身和项目各方的特征与要求，对症下药，针对不同项目角色进行个性化沟通。