许多公司仍然依靠纸笔或无休止的电子邮件对话来交流项目重要的最新资讯，标记需要立即采取行动的关键问题。这可能导致重大的故障停机时间和昂贵的项目中断。
最重要的是，许多利害关系人可能不会一次性分享所有必要的信息，因为他们担心要负责最初计划的阻碍问题。这无疑使得试图确保项目在预算内按时交付的项目主管和领班的处境更加困难。
如果选择依赖Excel或者微信、QQ等工具，项目经理和项目主管最终会犯重大错误，因为他们会在没有准确了解短期计划和总体计划的情况下仓促做出决定。
换句话说，项目主管需要一种工具，该工具能让他们充分了解项目，并对每次与他们合作的人保持不同程度的透明度。这是Excel或者微信、QQ等工具不能做到的。
你的项目群应反映现实。大多数情况下，错误和延误最终会将你的项目置于极端压力之下。报告进度的方式似乎是主要的痛点领域之一，因为现场所发生的事和项目群所反映的事之间联系很差。
这种不匹配会导致许多问题，将严重损害你的项目：
1、延误管理不善。如果项目团队没有意识到现场最严重的问题，就不可能及时行动并控制损失。这就是为什么快速标记问题会是项目的力挽狂澜者。因为在一天结束时，如果你克服了延误问题，你的预算就是安全的。
2. 关键信息没有及时共享。问题总在现场出现。最重要的是，报告和处理的速度有多快，确保不同项目代理之间透明有效的沟通能为项目节省时间和资源。
3. 分包商到达现场徒劳无获。这是前一点的自然延续。为了让项目按预期发展，所有的团队都需要达成共识。即便是最轻微的误解，你的3-6周计划也会大大滞后。
4. 材料丢失或放错地方。论及材料，对计划的清晰概述最为重要。如果对接下来发生的事以及当前的项目需求缺乏良好的理解，就可能导致材料受损、丢失或放错地方。此外，这抹杀了建立标准化材料订购流程的可能性，该流程有助于减少建筑成本和浪费。
5. 没完没了的会议和电话。“按照计划我们做得怎么样了?”这个问题会在每天的现场会议中引发没完没了的讨论。用清晰简单的方式装备团队并报告进度，使用正确的数字工具，所有的团队成员都能实时看到他们在项目计划进度上的位置。
一个典型的亿元项目平均每年经历600次中断，考虑到所有这些因素，这一点都不奇怪。更为糟糕的是，这些中断可能需要长达7天才能解决，而25%的中断从未收到过回复。
综上，如果你想让项目保持进展，你的项目群就需要反映现实。但要清楚的是，所有建设项目都需要团队的努力和清晰的沟通，这样才能成功。