整个项目周期运营过程中，从开始到结束会有各种会议穿插其中。一场成功的会议上会有许多的注意点，而一些有技术含量的，主要是关于如何不浪费大家时间，现场设备支持的保障，以及交流的方式讲究等。
时间错峰
最好确认一下，虚拟团队会议是否需要分成一系列较短的会议。因为随着时间的推移，只举办一次长时间的会议，往往会对虚拟团队工作产生反作用。
举个实际例子，一家英国公司的设计工程师汤姆，他被要求参加在美国日间举行的会议，他的同事都参会。起初汤姆很高兴能远程参加，这意味着他不必旅行，不用倒时差，也不用耽误好几天的工作。但实际上，会议是电话会议，这意味着他需要从英国时间下午2:00到晚上10:00一直坐在办公室的办公桌前打电话。他是唯一的远程参与者，因为其他人都在纽约。在会议的大部分时间里，同事们似乎把他忘得一干二净，除了同事们需要他提供意见的时候。
但在那时，他已经失去了兴趣，在办公室枯坐8小时之后，他都快睡着了。同事们喊他的名字，他才参加谈话。这是很好地利用了汤姆的时间吗?绝对不是。
美国的同事们怎么才能让汤姆的贡献最大化呢?他们其实可以改变一下会议方式，比如，下午3:00在办公室和汤姆开个会，晚上9:00再开一次会，这样汤姆可以从家里接入电话，看看同事们还需要他做哪些说明。这样做很容易，也可以节省汤姆很多时间。
一个虚拟团队的领导者需要想出更好的会议设计方案，能够站在每个参会人的角度安排会议，尤其是当有人需要远程参加，而其他人则在同一个房间的时候。
设备支持
虚拟团队会议需要技术的支持，这种技术允许不同地方的人同时进行交流。一些可能的同步技术包括即时消息、视频、共享屏幕+音/视频会议、智能白板+音视频会议、共创工具、视频直播、高清视频会议室和虚拟世界。
作为虚拟团队领导者，请确保所有的参会人都能够使用要用的技术，并获得相同的服务质量和体验。
交流方式
人们说话交流其实包含了三种交流方式：所用词语本身、说话的语调语气和肢体语言。如果你看不见肢体语言，单靠说话声音，就像参加电话会议，那么，最重要的事情是人们既能听清发言者的每句话，也能听清所使用的语调语气。
虚拟团队领导者需确保他们开会时的音频质量尽可能高，无论他们使用哪种技术。