企业在项目执行过程中,由于前期的计划会有很多不确定因素,执行过程中又面临多种因素的干扰,导致项目的进展经常会偏离预期,这就是项目管理者常说的“项目偏差”。要想及时的发现项目偏差,就要做好项目监控。所谓项目监控,是指根据项目进展的情况,对比原来的计划,找出偏差、分析原因、制定纠偏措施、并及时进行纠偏的过程。
监控项目需要定期或不定期的发布项目状态报告,将项目核心管控点的现状通过数字或可视化图标展现出来,让管理者可以清楚的知道目前项目处于什么状态。下面我们来列举一些常见的项目监控点:
一、 项目范围监控
项目范围是指为交付具有规范特性与功能的产品、服务或成果而必须完成的工作。经过批准的项目范围说明书、WBS和WBS词典通常被称为项目的范围基准,范围基准是项目范围监控的重点。对项目范围进行监控,就必须确保请求的变更、推荐的纠正措施或预防措施都经过一定的处理和记录,确保当前的项目范围是经过批准的新的基准。
二、 项目进度监控
监控项目进度是监督项目状态,更新项目进展,管理进度基准变更,以实现项目进度计划的过程。其主要作用是提供发现计划偏离的方法,从而可以及时采取纠正措施,以降低项目风险,常用的进度监控工具有甘特图、里程碑图、项目进度网络图等。监控项目进度的主要方法是规划、控制和协调;其目标是确保项目按既定工期实现,或是在保证项目质量并不因此而增加项目实际成本的条件下,适当缩短项目工期。
三、 项目成本监控
监控项目成本是指监督项目状态,以更新项目预算、管理成本基准变更的过程。其主要作用是发现实际与计划的偏差,以便采取纠正措施,降低风险。要执行项目预算,就需要记录项目的实际成本,监督项目资金的支出,并且考虑这些支出应该完成的工作价值(挣值),经过控制和批准后,才可以变更项目预算。
以上就是项目管理需重点监控的核心管控点,监控好这些管控点并实施必要的纠偏措施,就能最大限度的让项目始终可控。当然,如果采用项目管理软件系统来进行项目管理,可以更好的达成“让项目始终可控”的目的。