项目虽然都会有前期计划，但多数项目的计划都算不上一份正式的项目计划书，都是较为简单的项目计划安排说明。在时间各方面条件的允许下，准备一份完善的项目计划书，既能将项目前期的各项准备工作做充分，又能让你要争取的客户感受你们的重视，还作为之后的参考资料。因此，作为项目的启动者，学会写好一份完善的项目计划书是很有必要的。
1、提炼计划概要
就是项目概要，也是也是读者最先阅读、浏览的部分。要知道你的目标客户可能会收到大量的项目计划申请，他们未必有足够的时间看完所有的项目计划书。所以，项目概要部分将成为影响“初选”结果的重要因素。在概要部分，要把你认为重要的所有信息汇集起来：机构的背景信息、使命与宗旨，项目要解决的问题与解决方法;项目申请方的能力和以往的成功经验等。
当然，这部分虽然展示在计划书的最开头，但却最好是在写完整个计划书后再归纳概括写这部分的。
2、简述项目背景
这部分需要介绍存在的问题以及为什么你要设计这个项目来解决这些问题。要充分地说明问题的严重性与紧迫性，最好能提供一些数据，这样不但可以充分地说明问题，同时还能表明你对这一项目的了解。
此外，还可以使用一些真实、典型的案例，以便在情感上打动读者，进而引起他们的共鸣。要说明项目的起因、逻辑上的因果关系、利益群体及其与其它社会问题之间的关联等。
3、描述项目目标
总体目标是一个长期的、宏观的、概念性的、比较抽象的描述，对其的陈述一定要非常清楚。最重要的是，制定的目标要切合实际，不要承诺你做不到的事情。相信你的投资者也希望在项目完成报告里看到：项目实际上实现了这些既定目标。
总目标可以分解成一系列具体的、可衡量的、可实现的、带有明确时间标记的阶段性目标。如果有其它合作方，项目目标里也要讲述与其相关的可实现目标愿景。
4、介绍利益相关方
在这一部分中，你要对项目的利益相关群体做一个更加详细的描述。如有需要，你还可以把受益群体分为直接受益者和间接收益者。
许多投资方都希望受益群体能从始至终地参与到项目之中。尤其是在项目的设计阶段，受益群体的参与更加重要。你可以在附件中列出受益群体参与项目的活动，包括组织受益群体参加的讨论会、会议主题、时间、参加人员等，让投资方了解到你的项目得到了受益群体的广泛支持与认可。
5、阐述目标实现方案
通过上面介绍，已经了解参与者及要实现的目的。现在，需要介绍如何才能达到目标，即采用什么方法来实现这些目标。
在介绍项目方案时，我们需要说明优势是什么。可以列举出其它相关的方法，并对它们进行比较，还可以引用专家的观点和其它失败或成功的案例等等。
总之，既要充分说明你选择的方法是科学有效且省成本的;又要说明你们在采用这种方法时，也存在一定的风险与挑战。此外，还要提到为了执行这一解决方案，需要哪些条件与资源。需要做哪些工作，大概需要哪些、多少物资，做这些工作的人要具备什么样的能力与技能等。
6、理清项目任务时间线
这里需描述出各项任务的先后顺序及时间周期。可以用项目管理软件里的甘特图、时间轴或图表工具来展现。这样，就可以一目了然地告诉客户在什么时间段做什么事情，以及各项任务之间的关联性。
同时，工作流程也要讲清楚，要说明各项工作的先后顺序、逻辑关系等。
7、说明项目团队职能
这里要说明清楚项目成员与这个项目相关的工作经验、专业背景、学历等。执行团队的经验与能力往往在很大程度上决定了项目的成败，所以，这也是投资方非常关心的问题。
另外，要明确项目的管理结构。应该清楚的指明项目总负责人和其它各板块的责任人。如果是两个或多个机构合作完成一个项目，还要说明各机构的分工。
8、罗列项目成本预算
这里要叙述和分析各项预算数据、总成本与各分成本，包括人员、设备的费用等。其中，人员经费可能包括工资、福利和咨询专家的费用等;非人员经费包括差旅费、设备和通讯费等。
上面提到的是支出，还有一个项目产出效益也很重要。你越明确地算出单位成本的投入可以产生的效益，就越能说明你的方法的优越性，也就越能得到资助方的同意。另外，与项目相关的财务与审计方法也要在这部分中提到。
9、阐明项目评估报告
项目进行中的评估报告比项目结束的评估还要重要。在项目的不同阶段进行评估，可以让项目团队及时地发现问题，并尽早解决。
评估报告里需要说明你准备怎样收集评估信息和进行数据分析，以及在项目进行到哪些阶段时，进行阶段性的评估。评估活动及时间也应该包括在项目实施计划的时间表当中。同时，还应阐明项目的进展与完成情况、原定计划与现实状况的比较、预测未来实现计划的可能性等。 可见，写好一份令人满意的项目计划书不是件容易的事。不过前期的准备是为了后面能更完美的执行，计划书准备的过程也是管理者提高自己项目成功率的一个过程。