我们以前的工作交流主要工具是QQ，即使现在依然很多人在用;之后，微信开始出现，渐渐不少人用以代替QQ用以交流。不论是QQ还是微信，虽然在上面分享的信息可以是文字、表格、图片等，但是某种意义上上面的数据都是“静态”的，当我们在工作中进行项目管理时，无法通过其让项目团队提前计划或监控任务进度。
因为这种实时交流工具不是为管理项目而设计的，无法报告或监控流程，你需要人工自己从上面提取信息，形成动态。长此以往，项目团队成员最终会服务于被无数关键信息包围的过时项目群，这些信息没有来龙去脉，与各自的任务没有任何联系。这会导致更多的中断和延误，将会对你的项目预算产生严重影响。
可见，如果选择依赖Excel或者微信、QQ等工具，项目经理和项目主管最终会犯较大错误，因为他们会在没有准确了解短期计划和总体计划的情况下仓促做出决定。换句话说，项目主管需要一种工具，该工具能让他们充分了解项目，并对每次与他们合作的人保持不同程度的透明度。若是无法使用合适的工具，你的项目将会产生以下问题。
1、问题处理延误
项目团队如果不能发现自己项目到底是出了什么问题，就无法及时行动并控制损失。所以团队中能及时识别项目风险问题的成员是项目的力挽狂澜者，因为在一天结束时，如果你克服了延误问题，你的预算就是安全的。
2、信息共享不及时
报告和处理的速度有多快，才能确保不同项目成员之间透明有效的沟通能为项目节省时间和资源。当信息不能尽早让大家都知道时，成员考虑问题的方向都无法同步。
3、利益相关者信息不对等
这是前一点的自然延续，为了让项目按预期发展，所有的团队都需要达成共识。项目所有要完成的任务、目标、要求，都应该是所有利益相关方通过并确认的。
4、项目资料储存不当
论及材料，对计划的清晰概述最为重要，如果对接下来发生的事以及当前的项目需求缺乏良好的理解，就可能导致材料受损、丢失或放错地方。此外，这抹杀了建立标准化材料订购流程的可能性，该流程有助于减少项目成本和浪费。
5、任务汇报效率低
按照计划我们做得怎么样了?这个问题会在每天的现场会议中引发没完没了的讨论。用清晰简单的方式装备团队并报告进度，使用正确的数字工具，所有的团队成员都能实时看到他们在项目计划进度上的位置。
可见，要想项目顺利进行、保持进度，有效的沟通、实时的信息了解等都必不可少，这也是现在项目管理工具能辅助我们尽快完成的。