我们说话、做事是需要分场合的，什么环境下做什么、说什么这并不是一种约束，而是一种约定俗成且有规矩的适宜。所以在实际项目工作中，大家常说的沟通并不是没有目的地闲聊或没有思考直接诉说工作内容等。
多数情况下，大家关于工作的交流是属于较为正式化的，如：定期发送工作汇报等;在办公场合开周、例会等;亦或者领导直接谈话或询问等等......这些都是我们会采取的正式沟通方法，也是沟通管理需要研究的方向。
一、正式化沟通的形式
我们要进行沟通管理，先得了解正式化沟通的形式有哪些。
首先，是汇报的形式。这时公司日常工作常使用的方式，不少企业会在每周、没有规定员工进行自己的工作汇总，同时将汇总内容汇报给相关管理者，可以通过邮件、聊天软件或是项目工具等等。
在做这个汇报工作时，大家要注意做一定的归纳总结与分析，将自己做完成工作直述后，最主要的是向你的上司简单阐述你工作后得到的结果，即使是没有什么明显进展也需要直接表明。同时，将自己做的努力、尝试也须向领导汇报，会讲明自己这么做的原因。这样汇报，领导才会清晰感受到你的“动态”，知道你在为自己的工作动脑筋，你这样的良好态度会让你的领导主动和你一块分析不足之处或给与帮助。
其次，是特定会议的形式，即：当我们遇到风险问题时或是按照日常规律会在固定时间通过会议进行阶段的工作总结。这种例会的沟通形式，可以通过对已完成工作的复盘，让我们可以查找可改良之处。同时，也是一个让项目成员们可以学习和互通信息有无的一个场合。
因此，在会议沟通前，我们需要知晓沟通的目的，根据自己的需要进行腹稿或是更详细的准备。如此当会议上大家提出什么疑问也不会束手无策;而自己有难题要讨论时，自己的讲述也会更有理有据、清晰明朗，让大家较容易理解。
二、影响沟通效果的原因
不论通过是采用何种形式，沟通都还是人与人的交流，因此首当其冲易产生错误，导致沟通效果受影响的原因就是人员自己的传达失误。可能是自己表达能力的问题，也可能是自己对所要阐述的内容本来就没有理解清楚，或者是对他人的描述理解事物等，这些个人因素都属于主观原因，需要提升自己的内里能力去解决。
另外，大家选择不同的载体进行沟通也是有讲究的。例如，大家讨论的项目问题会得出较为正式的决策，如：需求、范围等，这时就必须将沟通决议通过文档的沟通形式进行确认，才能具有效力，如果大家只是通过口头达成，那么可能出现问题时，就属于有口说不清了;同样，若是突发较为紧急的状况，大家就不要过于古板，应赶紧直接缩减流程，直接人员传达，避免产生损失，有什么章程之后再补即可。
上述若是大家提醒也是大家较容易在沟通过程中出错影响效果的原因，需要大家提高警醒并在工作中灵活处理去避免。
三、沟通的规范化管理
项目管理之所以是一个整体逻辑规范的过程是因为其各方面都有进行规范化的管理，沟通也是如此。
对于项目中的正式化沟通，大家也是有一个应对流程在的。首先当有需沟通的问题时，我们会现进行分析，这个问题主要属于个人形式还是需要团队解决，这就决定了我们采取的沟通形式。如果是我们个人责任内的事情，那么要么直接和领导通过邮件、软件或面对面沟通;若是问题涉及协作，那么，我们则可能需要选择试都进行小组讨论或是思考是否有需进行略正式会议的需要。
当我们选择了大家沟通的形式后，就需要整理清楚需要沟通讨论的问题，要弄清楚疑惑或争议的点在哪，不要让讨论偏了方向，要时刻围着想要解决的问题而进行。
生活中我们都有注意场合说话的礼貌，而工作中同样要有这样的”礼仪“。虽然没有目的的沟通可以一定程度的帮助大家拉近团队关系，让交流更轻松，但对实际工作而言最有效的还是做好正式化的有效沟通。