现在办公早已脱离了传统的“好记性不如烂笔头”时代，纯线上、无纸化办公已经覆盖了百分之九十的市场，同时各类便捷的办公软件也是早已霸占了大家电脑的半壁江山。
对于需要项目管理的行业，专业工具更是早就被大家运用的炉火纯青。接下来我们就来看看，专业的项目管理系统工具，可以为我们的项目管理流程起到怎样的作用。
一、规范化流程的制定
有了工具后，项目管理者在前期可以运用工具进行项目的整体规划。可以在软件上定义项目范围、罗列可分配的资源、建立时间周期内的日程表单;同时，还可以制定执行计划、沟通流程方案、测试和维护所需的步骤等。
软件与人工不同，有了软件的帮助，我们可以设立一定明确的规章制度和预警措施，让软件在成员们触及这些时会出现自动提醒，这样避免了人为的忽略和忘记，保障了项目执行力。
二、岗位与职能的划分
我们知道项目团队的组成需要各种职能岗位人员的加入，因此，在匹配相应成员前可以运用软件工具根据项目任务划分出项目组所需要的具体职能和领导岗位。
一个团队里可能有开发人员、分析人员、测试人员、平面设计师和文案等，通过软件的WBS进行曾今划分，就可以清晰知道每个任务大概需要多少人多长时间完成，如此就可以清楚知道需要多少人力资源。管理者还可以详细罗列出每个岗位的详细技能要求等，让公司的人事部门配合协作参照推荐合适人员。
三、监控查看当前状态
项目管理进行中，项目经理会参与和监督项目各阶段的成功执行，包括监督进度、频繁的团队登记和创建工作进度表。这个监督过程纯依靠人力自己不定时去查看或记录是一个较大的工作量，并容易出现误差的。
而项目软件在这方面的功能是很强大的，它可以实时记录大家的工作进度，方便管理者直接随时想看就看，进度细节一目了然。同时各类数据信息都可以在软件系统内自动生成不同样式的表单图标，让项目经理可以随时通过总结的数据对项目情况进行分析，规避风险。
四、设里程碑管理时间
我们都希望所有项目可以完全按计划被执行，但随着项目的发展，对原始计划的变更几乎肯定会发生。因此，软件项目经理必须是风险管理和应急计划方面的专家，确保在障碍或变更出现时能够向前推进项目。
软件内的项目计划一般都是按照时间节点划分，并设立项目里程碑。当项目进度到达时间节点时，人员没有进行完成提交，有产生风险的可能，软件可对任务相关人员包括管理者进行提醒。如此管理人员就可以去询问判断是否任务出现困难，会不会致使项目进度延期等。
五、分配预算控制支出
预算成本控制是几乎所有项目经理在整个项目管控过程中一直在做的事。我们可以在项目管理软件内通过分析后预估大概的预算，并将其以任务或团队形式分配给所需人员;然后尽可能严格地执行预算，调整支出，并在必要时重新分配资金。
涉及预算数据是需要保持零错误率的，这就显示了项目软件的优势，软件工具基本在原始数据没有输错的情况下，后面其自动运算是可以保证正确的，可以让项目经理随时知晓自己的预算花了多少、还剩多少。
以前大家自己做规划、预算、监控等的时候，因为人工误差出现过数据错误，因为大脑局限有过遗漏点，因为精力有限未发现风险征兆......总之，纯人力确实需要耗费大家过多的人力、心力，但失败的几率却更高。但是，项目系统的广泛使用，不仅减少了大家错误率，同时也让大家工作变得轻松的同时效率也更高，从而也能创造出更大的价值。