我们时常发现，当我们陷入紧张时刻，焦头烂额处理问题时，同时出现的麻烦也会越多，从而让我们更加不知如何着手，事情也更乱，这是不少人工作中会遇到的常态。
同样在项目管理过程中，当我们与客户沟通不太顺利，项目事情也变得多而混乱，从而让客户不满升级，如此就如恶性循环一样。
那么是什么原因致使项目组与客户沟通不畅、工作愈加混乱呢?这些问题又应该如何解决呢?
从项目组自身来看
遇到事情，我们应先从自身上找找原因，这样解决了自己的问题后，才能客观的去看待其它方面的原因。
问题：项目任务杂、事情多、需求过剩
我们知道时间周期长、越大的项目，其涉及的参与者越多，流程步骤等越繁杂，若是项目管理者掌控能力足够强大，人力、预算等资源也够充足，那么大家无非就是工作起来辛苦些，进程还是在正轨上。但是一旦项目进度出现问题，那么项目就会陷入因需求过多、成员们工作量过大而导致的失控情境。
在这种情况下，项目组即使再增加强度，加班加点也还是因混乱导致东一榔头西一棒的什么也没做好。结果客户自然不认可成果、领导不满意结果、成员们也抱怨吃力不讨好......如此下去项目团队与客户的沟通也会越来越处于劣势，愈加不顺利。
解决方法：重新归档罗列排序
面对项目组团队任务与工作安排混乱的情况，我们不论是为了减少工作量一味拒绝客户需求;还是为了满意度，将要求照单全收，压榨人力劳动，都是不可取的。
最适合的方法是项目将需求与要变更的地方等任务清晰的罗列为文档，随后分析要做任务的优先级，划出哪些需要即刻做，哪些可以暂时不做，甚至哪些不属于这次的项目范围，需要归到二次开发时再去考虑，并获得客户等相关人员的认同，且一定要进行签字确认。
从客户方面来看
协作交流是双方的事，多数时候让大家项目工作变得繁重、混乱起来的人都不是成员们自己，而是对项目项目提各种要求的人。
问题：客户后续需求过于主观、外行
这是一个让项目团队很头痛的问题，尤其是当提出需求的是比较有话语权的客户对象时。对于一些较为成熟的项目，各合作方的规章制度等也是很正规的，因此大家会针对项目进行各种正规会议，有什么要求也是通过正式方式向执行人员传达，这就会有一种无形压力的存在。
但是我们需要明白一点：并不代表在正式会议上由客户高层提的需求就是合理的。
解决方法：不合理需求敢于说不
作为项目经理与参与成员，在任何时候都要保持自己思路清醒。尤其是正式的场合，你愈加要拿出你的专业知识与经验，而不能被其它相关方人员的职位所影响。
项目组要保持清晰的定位于认知，那就是关于项目管理，你们才是最专业与最熟悉的人。因此，我们要客观看待客户的“奇思妙想”，正确分析其实现的可能性与价值，并准确传达给客户，对于不合理的需求就要从专业人士的角度say”NO”。
项目管理进程中，其实不论是项目组自身因素还是客户原因，其实改善的主导者都是项目团队自己的努力。项目本就是为了实现客户的目标而存在，搞定与客户间的交流是不能不做的事，因此，保障不让项目陷入混乱、影响实际进度，是项目团队的工作重心。