企业开展项目业务时,会根据项目可能创造的价值与实际需求,给与配备一定的资源,这就是项目资源。
从广义上来说,一切具有使用价值,可被开发和利用,且属于项目实施过程所需要的客观存在的物质、能源、人力和信息,都属于资源。因此项目资源的管理并不是简单留意几项物质使用的如何,而是已经有了一定系统的流程、方法,去将可定义为资源范围内的一切进行统一的规划分配、调度安排等。
接下来,就将分解讲讲项目资源管理的全过程是如何做的。
第一步:做好资源预算成本推测
想要做好之后的调度安排,我们首先需要清楚想要成功完成当前项目大概需要多少预算成本,其中包括了耗费的时间成本、员工薪资支出、物料消耗等。
这些预算是需要在项目执行前进行预估的,我们可将一些明确的预算支出进行罗列,并参考之前的以前的项目,对另一些资源成本根据以往项目的数据进行参考列出。如此,就可大致推算出在项目上需要耗费的大致成本,从而预测大概需要准备多少资源。
关于预算数据的整理、罗列工作,大家可以运用电子表格去完成,还可以运用现下使用广泛的项目管理工具直接去做,让大家的效率时间得到提高。
第二步:管理层面战略规划制定
在项目开始初期都是需要制定计划的,其中就包括了资源管理计划。不过要注意的是这个前期计划并不是指具体安排大家如何使用资源,而是更为管理层面的战略规划。
项目资源计划里需要包含执行项目活动所预估的需要使用什么资源以及每种资源的数量。例如,我们在组建项目团队时,先要通过制定资源计划来知晓如何识别出合适的人选,这就要求我们规划出项目成果的实现需要怎样的职能岗位。
第三步:资源科学调度主要方法
在项目的具体实施执行过程中,我们就需要知道什么时候需要安排好什么样的资源,这就需要有较为详细的资源分配计划。同时根据实际情况,通过项目时间、范围、可用资源等的变化进行项目资源的实时调度。
关于如何进行资源调度,项目管理中是有较为科学的方法的,包括:关键路径法、评审技术法与快速跟踪法。
关键路径法是一种用于确定完成项目可能花费的最长时间的方法。列出所有任务,将它们分为关键任务和浮动任务来计算日程表,及标明任务之间的依赖关系;并通过确定项目范围、完成项目所需任务的列表,以及计划评审技术来创建任务流。而评审技术与关键路径法类似,但它使用加权平均持续时间而不是估算来计算可能的时间框架;需要创建一个任务列表,这些任务之间有依赖关系,包括里程碑和每个任务的预计持续时间。
快速跟踪是项目经理用来确定哪些任务可以同时处理的简单调度方法。了解任务之间的依赖关系,就能了解哪些工作需要在其他任务完成之后才能完成。同理,列出至少部分重叠的任务,就可以加速项目的交付。
第四步:评估资源使用合理性
当有计划与实施方案,我们在进行项目跟踪时,还需要对资源管理的效果进行及时观测、评估。根据在项目具体执行过程中产生的数据,大家可以利用工具对其进行分析、整理,用来之后进行数值的类比。
有了数据列表,项目组就可以对业绩、指标等进行评估。我们可以根据大家的工作时长、使用与剩余资源等来判断资源是否被过度使用,亦或还有未被开发之处。有了这样科学的事实对比,那么项目组就可以将资源管理向充分而又合理的方向再进行调整。
付出才会有收获,大家进行项目开展也是这样一个过程,但若是付出超过收获或者资源被浪费都是对组织利益的损害。所以资源管理是一个复杂且微妙的流程,需要管理者随时把控好其中平衡,与其它管理环节进行良好配合,才能让项目成果利益达到最大化。