如何分辨项目间的关系,并进行合理调控

  企业业务中,项目与项目之间,项目任务之间都可能会有一定的联系存在。特别是一些大型活动,我们不能通过一个单独项目去完成所有任务。那么为了达成最后的总目标,企业就可能需要组建多个小项目来单独进行管理。

  这样这些项目间就将会形成明显的依赖、约束、过渡等关系。本文就将讲讲怎样区别项目与项目间的联系,以及如何对这些关系进行管理。

  一、建立项目间依赖关系日志

  了解了什么是依赖项后,项目经理可以使用项目管理工具中已有的模板建立依赖日志来记录所有对项目有影响的依赖项。其中包括谁负责管理依赖关系和所有其他相关信息,是内部依赖关系还是外部依赖关系等。

  如果它是一个外部依赖项,则可以添加一个链接,以查找更多信息。如果外部依赖关系是另一个项目,需要记住要定期与其他项目经理来评估对项目的影响。

  二、建立项目间约束关系日志

  这个与上面雷同,大家可以使用与记录依赖项相同的文档,记录所有对项目有影响的约束。

  如果你觉得创建一个单独的日志更合适,例如:如果你的项目有很多约束,则可以随意创建另一个文档。

  三、将关系文档放入初始计划

  经过上述步骤后,我们可以将主要的依赖关系和约束转移到项目启动文档(PID),目的是将有关该项目的所有关键信息集中在一个位置——PID(或项目章程)。

  如果没有太多依赖项或约束条件,则可以将它们全部包含在PID中。如果日志中有很多条目,就需要在进行分析,即:哪些是最高优先级的,并且只包含它们。

  四、应根据关系列表分析风险

  项目外部的依赖关系通常具备风险,尤其是当依赖第三方来交付某些项目时。限制因素,如用户测试人员的有限访问等限制也是潜在风险,因此请确保也将其记录下来。

  事实上,如果你已经知道约束将成为一个问题,那么就将其记录在你的问题日志中。这样才能对项目风险进行提前预防。

  五、定期对项目关系进行评估

  除了拥有日志和最新的PID或项目章程,你还需要找到一种定期评估依赖关系和约束的方法,以便可以管理它们对项目成功交付的影响。

  如果你对其他项目有外部依赖性,请与相关的项目经理进行沟通,并商定如何在事情发生变化时让彼此知道。

  对于异常报告,你可以使用这一个原则:只有当事情不按计划进行时才向其他人报告。如果你的项目依赖于另一个项目在某个日期之前完成某个活动,并且看起来将要完成,则另一个项目经理只会在看起来现在无法完成时,才向你报告。

  工作环境中,很多时候成功与失败并不是某个人或单个团体的事情。大家进行的任务与项目产生关联,是因为大家可能有着一致的大目标。因此在进行项目管理时,大家需要全面考虑,不只是自己事情做好不影响他人,也要时刻关注关联项目的情况,防止外部因素影响自己的项目成果。